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Gut geplant ist halb geschafft: So bewältigen Sie jeden Arbeitstag

Liebe Leserin, lieber Leser!

Wer kennt das als Führungskraft nicht: zu viele Aufgaben, zu knappe Termine und zu wenig Zeit? Wenn Sie auch manchmal nach einem prallvollen Arbeitstag das Gefühl haben, eigentlich nichts Wesentliches geschafft zu haben, sollten Sie überprüfen, ob Sie gut organisiert sind.

Das A und O einer guten Tagesplanung beginnt am Abend vorher. Reservieren Sie sich am Ende Ihres Arbeitstages 15 Minuten für die Planung des nächsten Tages. Sie werden schon bald merken: Das ist gut investierte Zeit. Zum einen können Sie so den hinter Ihnen liegenden Arbeitstag „mental“ abschließen, zum anderen legen Sie abends in aller Ruhe die nächsten Schritte fest.

15 Minuten – gut investiert
Eine in der Praxis vielfach bewährte Methode zur aktiven Tagesplanung ist die ALPEN-Methode. Planen Sie nach folgenden 5 Buchstaben:

A: alle Aufgaben auflisten (Termine, Tätigkeiten, Routinen etc.);

L: Länge jeder Tätigkeit schätzen. Dabei ist es wichtig, dass Sie realistisch sind und lieber etwas zu viel als zu wenig Zeit einplanen;

P: Pufferzeiten reservieren (Daumenregel: 60:40). Das heißt: 60 % der zur Verfügung stehenden Arbeitszeit für geplante Aktivitäten reservieren: also für Besprechungen, eigene Projektarbeit, planbare Routinearbeit etc., 40 % für ungeplante Aktivitäten freihalten: für unplanbare Führungsaufgaben, für alle reagierenden Tagesaktivitäten;

E: Entscheidungen treffen über:

Reihenfolge/Zeitpunkt der Ausführung
Delegation
Verschiebungen
Streichungen

Setzen Sie Prioritäten. Unterteilen Sie die anstehenden Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit. Hierbei können Sie das so genannte Eisenhower-Prinzip anwenden, das der frühere amerikanische Präsident Eisenhower entwickelt und umgesetzt hat. Ordnen Sie alle Aufgaben diesen 4 Kategorien zu:

            A: Aufgaben, die wichtig und dringend sind.
            B: Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind.
            C: Aufgaben, die dringend, aber nicht wichtig sind.
            D: Aufgaben, die weder wichtig, noch dringend sind.

N: Nachkontrolle/Unerledigtes übertragen (damit nichts vergessen wird).
Noch ein Tipp für Ihre konkrete Planung: Legen Sie Zeit-Blöcke fest, in denen Sie verwandte Tätigkeiten erledigen, wie telefonieren oder E-Mails bearbeiten.

So bleiben Sie als Führungskraft „Herr“ Ihrer eigenen Zeit. Sie selbst halten das Ruder in der Hand, steuern aktiv durch Ihren Tag und lassen sich von anderen nicht vom Kurs abbringen.

Über Fragen und Anregungen freuen wir uns sehr, schreiben Sie einfach an: rufus@vnr.de

Ihre
Andrea Heckmann
Redaktion RuFuS-Infomail

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Kurzarbeit – Das sollten Sie wissen
Wann können Sie Kurzarbeitergeld beantragen?

Hören Sie auf, sich zu ärgern!
Checkliste: Mit richtigen Prioritäten zum erfolgreichen Arbeiten

Mit Freianzeigen um Spender werben
Diese Vorteile haben Sie beim Einsatz freier Mitarbeiter

Kurzarbeit – Das sollten Sie wissen

Als sich die Finanzkrise zur handfesten Wirtschaftskrise ausgewachsen hat, hat die Bundesregierung reagiert: Mit der Verlängerung des Kurzarbeitergeldes wollte sie Arbeitgeber motivieren, ihren Angestellten trotz schwieriger Auftragslage nicht zu kündigen. Stattdessen gibt es seit dem 01.01.2009 statt bisher 6 jetzt 18 Monate lang Kurzarbeitergeld. Das bedeutet: Bei vollem Arbeitsausfall erhalten Mitarbeiter 60 % ihres Nettolohns von der örtlichen Agentur für Arbeit als Kurzarbeitergeld. Lebt ein Kind im Haushalt, sind es 67 %. Wichtig: Das Kurzarbeitergeld ist nicht lohnsteuerpflichtig. Die Beiträge zur Sozialversicherung trägt der Arbeitgeber allein.

Weiterbildung statt Langeweile
Zusätzlich hat die Bundesagentur für Arbeit spezielle Fördermöglichkeiten für Kurzarbeiter geschaffen. So können Mitarbeiter, für die ihre Unternehmen Kurzarbeit angemeldet haben, die Zeit zur Qualifizierung nutzen.

Achten Sie jedoch darauf, dass folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

Die Maßnahmen müssen die beruflichen Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten erweitern.
Die Qualifizierungsmaßnahme und deren Träger müssen nach der Anerkennungs- und Zulassungsverordnung - Weiterbildung (AZWV) zugelassen sein.
Die Maßnahme darf eine Rückkehr in den regelmäßigen Arbeitsalltag nicht behindern.
Maßnahmen, zu denen der Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet ist, (Schulungen zum Arbeitsschutz) sind ausgeschlossen.

Bei Arbeitnehmern ohne Berufsabschluss erstattet die Agentur für Arbeit die vollen Lehrgangskosten. Für die Weiterbildung von Arbeitnehmern, die einer ihrer Ausbildung entsprechenden Tätigkeit nachgehen, übernimmt die Agentur 25 bis 80 % der Lehrgangskosten. Der Anteil ist abhängig von der Art der Qualifizierung, der Größe des Unternehmens und der Person des Arbeitnehmers. Bis Ende 2010 fördert die Bundesagentur für Arbeit zahlreiche Maßnahmen – vom Kurs in Fachenglisch bis zum Gabelstapler-Führerschein. Von dieser Qualifizierungsoffensive profitieren nicht nur die Unternehmen, sondern auch die Mitarbeiter selbst. Denn durch Weiterbildung werden deren Perspektiven auf dem Arbeitsmarkt verbessert.

Wann können Sie Kurzarbeitergeld beantragen?

Wer Kurzarbeit beantragen will, muss sich bei der örtlichen Agentur für Arbeit melden.

Dort gelten folgende Bedingungen:

Das Unternehmen ist von einem erheblichen Arbeitsausfall betroffen, der auf wirtschaftlichen Gründen oder einem unabwendbaren Ereignis beruht.
Mindestens ein Drittel der Belegschaft ist im jeweiligen Kalendermonat von einem Entgeltausfall von mehr als 10 % betroffen.
Der Arbeitsausfall ist unvermeidbar. Das heißt, der Betrieb hat zuvor alles getan, um den Arbeitsausfall zu verhindern, zum Beispiel durch das Aufbrauchen von Arbeitszeitguthaben oder das Gewähren von Erholungsurlaub.
Der Arbeitsausfall ist nur vorübergehend, und während der Bezugsdauer des Kurzarbeitergeldes ist davon auszugehen, dass die Beschäftigten anschließend wieder in Vollzeit arbeiten.
Der Arbeitsausfall muss der Arbeitsagentur, in dessen Bezirk der Betrieb liegt, angezeigt worden sein.

Quelle: Bundesministerium für Arbeit und Soziales „Mit Kurzarbeit die Krise meistern“

Hören Sie auf, sich zu ärgern!

Ein Mitarbeiter erledigt seine Aufgaben nicht zu Ihrer Zufriedenheit. Sie ärgern sich: Ich kann doch wohl verlangen, dass er fehlerfrei arbeitet. Das wird uns massenweise Kunden kosten.“

Wer sich so ärgert, ist blockier und kann seine Aufgaben nicht optimal erfüllen. Besser, Sie reagieren diszipliniert und rational. Mit folgenden vier Schritten bekommen Sie Ihren Ärger in den Griff.

1. Üben Sie sich in Gelassenheit
Werden Sie sich Ihrer innere „Muss“-Antreiber bewusst und formulieren Sie diese um. Also statt „Alles muss fehlerloss sein“ besser: „Ich möchte weniger Fehler machen.“ Statt „Der Chef muss mich anerkennen“ besser: „Es wäre schön, wenn er mich anerkennt.“ So gelingt es Ihnen eher, die Dinge, die Sie nicht ändern können, mit Gelassenheit zu nehmen.

2. Entdramatisieren Sie die Situation
Halten Sie sich vor Augen, was tatsächlich passiert ist. Mit welchen Konsequenzen ist schlimmstenfalls zu rechnen? Was würden sie opfern, um alles ungeschehen zu machen: Ihr Auto, Ihr Haus? So merken sie schnell, welche Bedeutung die Ärger-Situation wirklich hat.

3. Optimieren Sie Ihr Selbstwertgefühl
Ärger hat seine Ursache häufig in einem verletzen Selbstwertgefühl. Da ist der Ärger darüber, etwas Falsch gemacht zu haben, oder der Ärger über mangelnde Wertschätzung durch Dritte. Machen Sie sich bewusst: Nicht die Fehler zählen, sondern die Resultate. Und: Anerkennung tut zwar gut, ist aber nicht lebensnotwendig.

4. Arrangieren Sie die Situation um
Jetzt können Sie jede Ärger-Situation so um inszenieren, dass Sie sachlich reagieren. Im Beispiel ändern Sie Ihren inneren Monolog so um: „Diese konkrete Mitarbeiterleistung entspricht nicht meiner Vorstellung. (Das ist wirklich passiert.) Sie ist so, wie sie ist (Gelassenheit). Auf einer Notenskala würde ich sie mit Drei minus bewerten (entdramatisieren). Nur an dieser konkreten Stelle hat meine Abteilung versagt (Selbstakzeptanz).“

Extra-Tipp: Kurieren Sie die „Das halte ich nicht länger aus"-Krankheit! Streichen Sie diesen Satz aus Ihrem Wortschatz. Sie sind schließlich der lebende Beweis dafür, dass Sie bisher alles überlebt haben, was Ihnen zugestoßen ist!

Checkliste: Mit richtigen Prioritäten zum erfolgreichen Arbeiten

Auch wenn Sie viel zu tun haben, Sie können mit Ihrer Zeit gut zurechtkommen. Voraussetzung dafür ist eine konsequente Prioritätensetzung. Das wiederum bedeutet, dass Sie sich darüber klar werden müssen, was Sie in den nächsten Jahren erreichen wollen. Nutzen Sie diese Checkliste.

Sie wissen, was Sie in den nächsten Jahren erreichen wollen.
Sie haben Ihre Ziele überprüft. Sie kennen die Chancen zur Umsetzung.
Planen Sie zu Beginn jedes Arbeitstages Ihre Aufgaben und Aktivitäten.
Achten Sie darauf, dass Sie genügend Zeit für Unvorhergesehenes einplanen.
Kontrollieren Sie am Ende des Tages, wie gut Sie mit der Zeit zurechtgekommen sind.
Versuchen Sie, Fremdbestimmung bei der Arbeit zu reduzieren.
Eliminieren Sie alle Arbeiten, die nicht nötig sind.
Delegieren Sie Arbeiten, die andere machen können.
Erledigen Sie kurzzeitige Arbeiten sofort.
Terminieren Sie alle anderen Arbeiten.
Bündeln Sie gleichartige Arbeiten.
Unterscheiden Sie zwischen wichtigen und dringenden Aufgaben.
Räumen Sie den wichtigen Aufgaben genügend Raum ein.
Nehmen Sie sie sich dann vor, wenn Sie Zeit und Muße haben.
Achten Sie auf den Aufwand und das Ergebnis Ihrer Aufgaben.

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Mit Freianzeigen um Spender werben

Testen Sie doch einfach mal, ob Sie in Ihrer Region durch Freianzeigen an neue Spender kommen. Bei Freianzeigen handelt es sich um kostenlose Anzeigenplätze, die viele Tageszeitungen oder Anzeigenblätter gemeinnützigen Organisationen zur Verfügung stellen, wenn sie sie nicht verkaufen konnten.

Für Sie ist es die Chance, schnell und kostenlos um Spenden zu bitten. Voraussetzung ist, dass eine entsprechende Anzeigenvorlage schon bei der Zeitung liegt. Verwenden Sie dafür die folgenden 4 Bausteine:

Baustein 1: Die Überschrift entwickeln
Die Überschrift zieht die Aufmerksamkeit des Lesers auf sich. Sie sollte entsprechend „reißerisch“ formuliert sein.

Versuchen Sie, nicht mehr als 3 Wörter in die „Headline“ zu positionieren. Bedenken Sie, dass Sie nur über sehr wenig Platz in Ihrer Anzeige verfügen.

Baustein 2: Den Anzeigen-Text erarbeiten
Auch Ihr Anzeigen-Text sollte kurz gehalten sein. Erläutern Sie in maximal 5 Sätzen Ihr Anliegen. Schreiben Sie, wer Sie sind und was Sie als Einrichtung Gutes bewirken.

Überzeugen Sie den Leser von Ihrer Arbeit. Besonders wichtig ist der Appell. Hier fordern Sie den Leser direkt auf zu spenden.

Baustein 3: Den Antwort-Coupon und die Kontoangaben nicht vergessen
Machen Sie es dem Leser leicht. Mit einem Antwort- Coupon kann er sofort antworten und z. B. mehr Informationen über Ihre Einrichtung anfordern. Außerdem sollten Sie an gut sichtbarer Stelle Ihre Kontoangaben vermerken: Kontonummer, Bank und Bankleitzahl.

Baustein 4: Das Foto
Ein sehr wichtiger Baustein ist das Foto. Es ist der eigentliche Blickfang Ihrer Anzeige. Wählen Sie ein Motiv aus, das eng mit Ihrer Einrichtung in Verbindung steht.

Achten Sie dabei darauf, dass das Motiv Betrachter direkt „anspricht“. So sollte z. B. ein Gesicht den Leser „anblicken“.

Diese Vorteile haben Sie beim Einsatz freier Mitarbeiter

Um möglichst flexibel bei Ihrer Personalplanung zu bleiben, sollten Sie neben Ihrer Stammbelegschaft immer auch auf freie Mitarbeiter setzen.

Das hat den Vorteil, dass Sie wichtige arbeitsrechtliche Vorschriften für freie Mitarbeiter (beispielweise Honorarkräfte) nicht beachten müssen. Das sind z. B.

der Kündigungsschutz,
der Arbeitsschutz,
betriebliche Vereinbarungen wie z. B. Betriebsvereinbarungen,
verbindliche Tarifverträge,
das Betriebsverfassungsrecht,
das Entgeltfortzahlungsgesetz oder
das Bundesurlaubsgesetz.

Sämtliche genannten Regelungen gelten nicht für freie Mitarbeiter. Hinzu kommt, dass freie Mitarbeiter grundsätzlich nicht sozialversicherungspflichtig sind.

Außerdem müssen Sie ihre Einkommensteuer selbst abführen. Insgesamt haben Sie dadurch weniger Verwaltungsaufwand.

Wichtiger Hinweis: Honorarkräfte, die z. B. in Ihrer Sozialeinrichtung nur stundenweise tätig sind, sind ebenfalls freie Mitarbeiter und haben damit für Sie als Arbeitgeber die aufgezeigten Vorteile.

Sie bezahlen nur die tatsächlich erbrachte Arbeit und können sich jederzeit trennen
Ihr freier Mitarbeiter (z. B. Honorarkraft, Dienstleister oder Werkvertragspartner) erhält nur für seine tatsächlich geleistete Arbeit eine Vergütung, während angestellte Mitarbeiter durchgehend bezahlt werden.

Sie haben bei einer Beendigung der Zusammenarbeit keinen teuren Kündigungsschutzprozess zu erwarten.

Aber: Wenn Sie keine Vereinbarung zur Kündigung des freien Mitarbeiterverhältnisses getroffen haben, kann sich Ihr freier Mitarbeiter schnell und kurzfristig auch von Ihnen und Ihrer Einrichtung trennen.

Beugen Sie einer solchen Situation also durch die Vereinbarung von verbindlichen Kündigungsfristen vor.

So können Sie die Arbeitsbedingungen Ihrer Mitarbeiter an die neue Situation anpassen!

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Haben Sie sich auch schon einmal eine dieser Fragen gestellt:

Wie kann ich rechtssicher vereinbaren, dass mein Mitarbeiter mehr oder weniger arbeitet?
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Bis wann muss ich mich festlegen, wenn ich das Weihnachtsgeld ausfallen lassen möchte?
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