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Die besten Tipps für Vorgesetzte per E-Mail

Führungswissen für Vorgesetzte

Hier finden Sie wertvolle Tipps zum Thema

  • Mitarbeiterführung,
  • Mitarbeitermotivation,
  • Konfliktmanagement,
  • Kommunikation,
  • Karriere und Personalarbeit
speziell für Abteilungsleiter, Bereichsleiter oder Teamleiter.


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Recht, Führung und Soziales


Erfolgreiches Teambuilding: So führen Sie sich und Ihr Team zum Erfolg

Liebe Leserin, lieber Leser!

Erfolgreiche Teambildung dürfen Sie nicht den Teammitgliedern überlassen. Es ist vielmehr Ihre Führungsaufgabe, die Weichen für erfolgreiche Teamarbeit zu stellen. Setzen Sie Ihre Führungsprinzipien im Team um.

Die oberste Regel sollte lauten: Wahrheit schafft Klarheit und Klarheit schafft Glaubwürdigkeit. Wenn Sie diese Maxime mit einer aktiven Führung untermauern, werden Sie sich den Teamerfolg sichern.

So sichern Sie Schritt für Schritt Ihren Teamerfolg


1. Schritt: Definieren Sie klare und nachvollziehbare Ziele
Achten Sie darauf, dass Sie immer die Ziele Ihres Führungsbereiches klar und deutlich definieren. Der Grund: Wenn jeder weiß, wohin Sie und das ganze Team wollen, ist es für jeden einfacher, seinen individuellen Beitrag für die Zielerreichung und für den Gesamterfolg zu leisten.

2. Schritt: Halten Sie sich stets an die Führungsgrundsätze

Machen Sie allen Teammitgliedern klar, warum ein bestimmtes Ziel angestrebt wird, und grenzen Sie die jeweiligen Tätigkeitsfelder und Aufgaben deutlich voneinander ab. Setzen Sie dabei gezielt die Stärken Ihrer Mitarbeiter ein. Entscheidend ist also nicht, was der Mitarbeiter gerne tut, sondern, wie er einen optimalen Beitrag zur Zielerreichung oder zum Erfolg leisten kann. Denn: Wahrheit schafft Klarheit und Klarheit schafft Glaubwürdigkeit.

3. Schritt: Verbinden Sie die Schnittstellen
Sorgen Sie dafür, dass Ihre Teammitglieder genau wissen, was Sie von ihnen einfordern, und geben Sie die Termine vor. Legen Sie dabei auch fest, wann ein gegenseitiger Informationsaustausch stattfinden muss, damit die reibungslose Zusammenarbeit unter den einzelnen Teammitgliedern gewährleistet ist.

4. Schritt: Legen Sie die Spielregeln fest

Legen Sie fest, wie in Ihrem Team miteinander umgegangen werden soll:
  • Information: Wer informiert wen und wann?
  • Kommunikation: Was wird per Mail, was in direkten Gesprächen und was wird im Gesamtteamrahmen besprochen?
  • Termine: Was passiert, wenn einer die Termine nicht einhält?
  • Sanktionen: Was passiert, wenn einer die Spielregeln verletzt?

5. Schritt: Geben Sie unmittelbar und gezielt Rückmeldung
Je klarer Ihr Führungs- und Kommunikationsverhalten ist, desto besser wissen Ihre Mitarbeiter,
  • was Sie von ihnen erwarten,
  • was Sie verärgert,
  • wo Sie auch einmal ein Auge zudrücken,
  • worüber Sie mit sich diskutieren lassen und
  • was sie sich bei Ihnen auf gar keinen Fall leisten dürfen.

Über Fragen und Anregungen freuen wir uns sehr, schreiben Sie einfach an: rufus@vnr.de

Ihre
Andrea Heckmann
Redaktion RuFuS-Infomail


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Mit Kündigung in den Vorruhestand?
Arbeitszeugnis direkt nach Kündigung

Präsentieren und überzeugen: 8 Tipps für eine gelungene Präsentation
Trotz Krise werden Führungskräfte gesucht

Freie Mitarbeiter – Teil 3: Diese Vorteile haben Sie beim Einsatz freier Mitarbeiter
7 Grundregeln für eine schnelle Konfliktlösung



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Recht

Mit Kündigung in den Vorruhestand?

In Ihrem Führungsalltag werden Sie immer wieder mit arbeitsrechtlichen Problemen konfrontiert, bei denen Sie bisweilen ratlos sind, wie Sie sie lösen können. Fragen Sie unsere Rechtsanwältin und Expertin für Arbeitsrecht. Für Abonnenten des „Praxishandbuch leiten – führen - motivieren – Das Handbuch für den Vorgesetzten“ liegt in regelmäßigen Abständen ein Gutschein für die kostenlose Nutzung der Rechtsberatungs-Hotline bei.

Hier 2 Anfragen unserer Leser in anonymisierter Form – sowie die Antworten unserer Vertragsanwältin.

Frage: Wir beschäftigen einen Mitarbeiter, der in diesem Jahr 62 Jahre alt wird. Er hat seit geraumer Zeit gesundheitliche Probleme. Seine Krankentage liegen allerdings unter 10 Tagen im Jahr, da er häufig Überstundenausgleich für Arztbesuche und Erholung nutzt. Er hat nun den Wunsch geäußert, nicht mehr arbeiten zu wollen. Bis zu seinem Geburtstag will er Arbeitslosengeld bekommen. Daher hat er darum gebeten, dass wir ihm kündigen. Welche Risiken sind für uns damit verbunden?

Antwort: Grundsätzlich rate ich davon ab, dass Arbeitgeber Mitarbeitern wunschgemäß kündigen, um die Sperrfrist beim Arbeitslosengeld zu umgehen. Spätestens bei den Formularen, die sie für die Agentur für Arbeit ausfüllen müssen, verpflichten Sie sich, wahrheitsgemäße Angaben zu machen. Wenn Sie also nicht darlegen können, dass dem Mitarbeiter zum Beispiel betriebsbedingt gekündigt wurde, sondern dies tatsächlich auf dessen Wunsch geschah, machen Sie sich unter Umständen strafbar. Auch eine personenbedingte Kündigung aus Krankheitsgründen müssen Sie im Zweifel dokumentieren. Jedenfalls muss Ihr Mitarbeiter damit rechnen, dass sein Gesundheitszustand durch den Amtsarzt überprüft wird.

Insgesamt bestehen deshalb für Sie als Arbeitgeber durchaus Risiken. Eine andere Möglichkeit sehe ich darin, mit Ihrem Mitarbeiter einen Aufhebungsvertrag zu schließen. Dadurch, dass der Mitarbeiter an der Beendigung des Arbeitsverhältnisses mitwirkt, muss er allerdings auch hier mit einer Sperrfrist beim Arbeitslosengeld von 12 Wochen rechnen. Hierauf müssen Sie in dem Vertrag ausdrücklich hinweisen. Wenn Sie Ihrem Mitarbeiter eine Abfindung zahlen wollen, könnte dieser  den Ausfall des Arbeitslosengeldes damit zum Teil kompensieren. Bedenken Sie jedoch, dass auch Abfindungen auf das Arbeitslosengeld angerechnet werden.

Insgesamt ist jedoch die Lösung mittels Aufhebungsvertrags für Sie als Arbeitgeber die eleganteste und die mit den geringsten Risiken. Ist Ihr Mitarbeiter einverstanden, könnte er wunschgemäß aus dem Arbeitsverhältnis ausscheiden. Eine Abfindung würde ihm die Sperrfrist erleichtern.

Bei arbeitgeberseitigen Kündigungen und bei Aufhebungsverträgen mit älteren Mitarbeitern ist zu beachten, dass das Arbeitslosengeld an die Agentur für Arbeit zu erstatten ist, wenn der Mitarbeiter das 57. Lebensjahr vollendet hat und 24 Monate vorher ununterbrochen versicherungspflichtig beschäftigt war (§ 147a Sozialgesetzbuch (SGB) III).
 


Arbeitszeugnis direkt nach Kündigung

Frage: Ich habe letztes Jahr im November meine Kündigung bei meinem alten Arbeitgeber eingereicht, da ich mich beruflich weiterentwickeln wollte. Nach mehrmaliger telefonischer Aufforderung habe ich bis heute noch kein Arbeitszeugnis bekommen. Wie lange kann ich nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses mein Zeugnis einfordern?

Antwort: Das Arbeitszeugnis ist am letzten Tag der Beschäftigung fällig. Sie können als Mitarbeiter schon beim Zugang Ihrer eigenen Kündigung ein vorläufiges Zeugnis verlangen. Ihr Anspruch auf Erteilung eines Arbeitszeugnisses verjährt nach 3 Jahren.
 


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Mitarbeiterführung und -motivation

Präsentieren und überzeugen: 8 Tipps für eine gelungene Präsentation

Sie haben 10 Minuten, um Ihren Chef und seine Vorstandskollegen von Ihrer Idee zu überzeugen – „5 Folien maximal“, hatte die Vorstandssekretärin gesagt. Jetzt sitzen Sie in Ihrem Büro und fragen sich, wie Sie die 1.000 Ideen und Hintergründe, die in Ihrem Kopf rotieren, auf 5 Slides unterbringen sollen. Mehr noch: dass diese 5 Folien ausreichen, um die Vorstände von Ihrer Idee zu überzeugen.

1. Reduzieren Sie komplexe Inhalte
Wenn Sie etwas in den Köpfen Ihrer Zuhörer bewegen wollen, müssen Sie komplexe Sachverhalte einfach erklären. Überlegen Sie sich in einem ersten Schritt:
  • Was will ich erreichen? (Ziel)
  • Auf welche Weise kann ich mein Ziel erreichen? (Strategie)
  • Mit welchen Mitteln will ich zum Ziel kommen? (Maßnahmen)
  • Woran lässt sich mein Erfolg messen? (Ausblick/Erfolg)

Schon haben Sie das Grundgerüst für Ihren Vortrag:
  • Folie 1: Ihr Ziel: z.B. Umsatzsteigerung um 8 %.
  • Folie 2: Strategie: Konzentration auf Großkunden
  • Folie 3 + 4: Maßnahmen: Überarbeitung der Kundenstruktur, Ausbau des Kundenservice
  • Folie 5: Herausforderungen/Ausblick: Mindestens einen neuen Großkunden akquirieren.
2. Wählen Sie eine einfache Sprache
Sie wollen Ihre Zuhörer erreichen. Das bedeutet, dass Sie nicht zu viel Ihres Fachwissens voraussetzen dürfen. Formulieren Sie daher einfach. Verwenden Sie einfache Sätze, vermeiden Sie Schachtelsätze. Verzichten Sie auf Fachchinesisch und zu viele Fremdwörter und Anglizismen.
=> Überfrachten Sie Ihre Folien nicht.
Konzentrieren Sie sich auf die Kernaussagen (max. 3 Punkte pro Folie).

3. Gliedern Sie Ihren Beitrag logisch

Sie haben mehrere Argumente, die Sie vortragen wollen. Dann setzen Sie sie in eine logische Reihenfolge. Machen Sie das Gesagte für Ihre Zuhörer nachvollziehbar.

4. Fassen Sie sich kurz
Bedenken Sie: Sie haben nur 10 Minuten. Konzentrieren Sie sich daher beim Vortrag auf das Wesentliche. Schweifen Sie nicht ab.

5. Tragen Sie anregend vor
Emotionen sind der Schlüssel zum Verständnis und außerdem bleibt ein launig vorgetragener Vortrag meist im Gedächtnis besser haften. Aber Vorsicht! Es kommt auf die Situation an: Ein humorvoller Einstieg kann bei einem Produktthema, bei dem es um den Abbau von Arbeitsplätzen geht, eher nicht passen. Auflockernd wirken bei einer Präsentation Bilder, Vergleiche, Anekdoten oder Zitate.

6. Visualisieren Sie mit Bildern - diese sagen mehr als 1.000 Worte.
Deshalb: Wann immer Sie können, arbeiten Sie mit Grafiken, Fotos, Zeichnungen, eventuell auch Film-Ausschnitten. Denn wir erinnern uns nur an 20 % dessen, was wir hören, und 30 % dessen, was wir sehen – aber an 50 % dessen, was wir hören und sehen.

7. Treten Sie überzeugend auf

Im Augenblick der Präsentation sind Sie auf einer Bühne. Nicht nur Ihre Worte hinterlassen einen Eindruck bei Ihrem Publikum, sondern auch die Art, wie Sie sich bewegen, wie Sie gekleidet sind und ob Sie laut oder leise sprechen, selbstbewusst oder schüchtern auftreten.
Die erste Regel lautet daher: Bleiben Sie Sie selbst, Sie stehen zwar auf der Bühne, aber nicht, um in eine andere Rolle zu schlüpfen. Sie haben ein Ziel: Sie wollen überzeugen. Verstellen Sie sich also nicht.

Achten Sie auf Folgendes:
  • Körperhaltung: Halten Sie sich gerade und aufrecht;
  • Gestik und Mimik: Setzen Sie Gesten entsprechend Ihrem Temperament wirksam ein, entspannen Sie Ihr Gesicht mit einem Lächeln; verstecken Sie auf keinen Fall Ihre Hände in den Hosentaschen;
  • Blickkontakt: Suchen Sie Augenkontakt. Sie signalisieren damit Interesse und Aufmerksamkeit und binden Ihre Zuhörer an sich;
  • Dresscode: Wählen Sie Ihre Garderobe sorgfältig aus. Sie sollten sich in Ihrer Haut wohl fühlen. Beachten Sie dabei den gängigen Dresscode in Ihrer Firma. In der Regel sind das ein dunkler Anzug für den Herrn, ein Kostüm oder Hosenanzug für die Dame.

8. Sorgen Sie für einen guten Schluss
Ihre letzte Folie zeigt den Ausblick. Formulieren Sie prägnant, auf den Punkt und zuversichtlich. Stellen Sie sich dann den Fragen Ihres Publikums. Auch diese Fragerunde sollten Sie vor der Präsentation vorbereiten. Erarbeiten Sie sich einen Katalog mit möglichen kritischen Fragen und entwerfen Sie im Vorfeld Antworten darauf. Dann wird die gelungene Fragerunde zum Sahnehäubchen Ihrer Präsentation.


Trotz Krise werden Führungskräfte gesucht

Trotz Wirtschaftskrise stellen einige Branchen gerade jetzt Führungskräfte ein. Wie das Headhunter-Portal Experteer mitteilte, kamen die meisten Anfragen aus der Beratung (17 %). Auf den Automobil- und Fahrzeugbau entfielen 16 % und die Informationstechnologie 15 %.

Wegen der Finanzkrise können deutsche Arbeitnehmer nur 2,5 % Gehaltszuwachs für 2009 erwarten (2008: 3,5 %). Ein Viertel der deutschen Unternehmen schließt Gehaltserhöhungen sogar gänzlich aus. Das geht aus der Studie „Salary Trends Survey 2008/09“ des Personalberatungsunternehmens ECA International hervor. Die Studie untersucht die Gehaltsentwicklungen in über 50 Ländern. Noch unmittelbar vor der Krise hatten Unternehmen in Deutschland ein Gehaltswachstum um 4 % erwartet.

Auf Grund der geringeren Inflation, des sinkenden Ölpreises und preiswertere Nahrungsmittel wird der Reallohn jedoch gegenüber 2008 steigen. Im internationalen Vergleich belegt Deutschland mit einem Gehaltszuwachs von durchschnittlich 2,5 % den 38. Platz. Weltweit sinken die Gehaltssteigerungen im Jahr 2009 von 6,2 % auf 4,7 %. Spitzenreiter ist Venezuela mit 24 %, Schlusslichter sind Japan, Litauen und Irland. In den USA werden Gehaltssteigerungen von durchschnittlich 2,8 % statt der prognostizierten 4 % erwartet.
 


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Soziales

Freie Mitarbeiter – Teil 3: Diese Vorteile haben Sie beim Einsatz freier Mitarbeiter

Um möglichst flexibel bei Ihrer Personalplanung zu bleiben, sollten Sie neben Ihrer Stammbelegschaft immer auch auf freie Mitarbeiter setzen. Das hat den Vorteil, dass Sie wichtige arbeitsrechtliche Vorschriften für freie Mitarbeiter (beispielweise Honorarkräfte) nicht beachten müssen.

Wichtige arbeitsrechtliche Vorschriften gelten bei Freien Mitarbeitern nicht:

Das sind z. B.
  • der Kündigungsschutz,
  • der Arbeitsschutz,
  • betriebliche Vereinbarungen wie z. B. Betriebsvereinbarungen,
  • verbindliche Tarifverträge,
  • das Betriebsverfassungsrecht,
  • das Entgeltfortzahlungsgesetz oder
  • das Bundesurlaubsgesetz.

Sämtliche genannten Regelungen gelten nicht für freie Mitarbeiter. Hinzu kommt, dass freie Mitarbeiter grundsätzlich nicht sozialversicherungspflichtig sind. Außerdem müssen Sie ihre Einkommensteuer selbst abführen. Insgesamt haben Sie dadurch weniger Verwaltungsaufwand.

Wichtiger Hinweis:
Honorarkräfte, die z. B. in Ihrer Sozialeinrichtung nur stundenweise tätig sind, sind ebenfalls freie Mitarbeiter und haben damit für Sie als Arbeitgeber die aufgezeigten Vorteile.

Sie bezahlen nur die tatsächlich erbrachte Arbeit und können sich jederzeit trennen

Ihr freier Mitarbeiter (z. B. Honorarkraft, Dienstleister oder Werkvertragspartner) erhält nur für seine tatsächlich geleistete Arbeit eine Vergütung. Während angestellte Mitarbeiter durchgehend bezahlt werden, erhält die Honorarkraft nur eine Vergütung für die tatsächlich geleisteten Stunden.

Sie haben bei einer Beendigung der Zusammenarbeit keinen teuren Kündigungsschutzprozess zu erwarten. Die Kündigungsschutzregelungen gelten für freie Mitarbeiter nicht, da sie nicht Arbeitnehmer im Sinne des Arbeitsrechts sind. So können Sie die Zusammenarbeit z. B. mit Honorarkräften jederzeit beenden. Hierbei kommt es im Wesentlichen auf die vertragliche Regelung z. B. zur Laufzeit der Vereinbarung an.

Beenden Sie also eine Zusammenarbeit vorzeitig, weil Sie mit der Arbeit Ihrer Honorarkraft nicht zufrieden sind, müssen Sie kein Gerichtsverfahren befürchten. Das Kündigungsschutzgesetz ist ausschließlich auf Mitarbeiter anwendbar, die den Status eines Arbeitnehmers haben und damit dem Arbeitsrecht unterliegen.

Wichtiger Hinweis: Wenn Sie keine Vereinbarung zur Kündigung des freien Mitarbeiterverhältnisses getroffen haben, kann sich Ihr freier Mitarbeiter schnell und kurzfristig auch von Ihnen und Ihrer Einrichtung trennen. Beugen Sie einer solchen Situation also durch die Vereinbarung von verbindlichen Kündigungsfristen vor.


7 Grundregeln für eine schnelle Konfliktlösung

  1. Führen Sie die ersten Konfliktgespräche unter 4 Augen.

  2. Beginnen Sie das Gespräch positiv auf der Beziehungsebene, z. B. „Herr Franz, ich schätze Sie seit Jahren als ausgeglichenen und freundlichen Kollegen“.

  3. Bringen Sie Ihr Anliegen zügig auf den Punkt, z. B. „Mir fällt auf, dass Sie mit unserem Praktikanten sehr schroff umgehen, gestern Mittag z. B. …“

  4. Erheben Sie keine Vorwürfe. Zeigen Sie Interesse, z. B. „Ich überlege, ob die Betreuung des Praktikanten für Sie eine Belastung ist“.

  5. Arbeiten Sie gemeinsam an einer Lösung. Sie sollte sich aus dem Gespräch entwickeln.

  6. Vereinbaren Sie realistische Ziele, um den Konflikt dauerhaft beizulegen.

  7. Vergewissern Sie sich, ob die Ziele erreicht werden.


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Wie reagieren Sie richtig, wenn sich bei einem Mitarbeiter plötzlich Fehler häufen?

Oder er nur noch seine Zeit bei Ihnen absitzt?
Was ist, wenn seine Leistungen plötzlich stark nachlassen?
Wenn Sie sich von einem Mitarbeiter trennen müssen?
Wenn Sie den Verdacht haben, dass jemand „blau macht“ oder privat im Internet surft?

Für alle diese Fälle gibt es jetzt den „Erste-Hilfe-Koffer für den akuten Konfliktfall“. Er hilft Ihnen, solche Konfliktfälle schnell und rechtssicher zu lösen und damit Führungsstärke zu beweisen.

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