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Die besten Tipps für Vorgesetzte per E-Mail
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Liebe Leserin, lieber Leser! Kreativität ist kein Geheimnis und auch keine Hexerei. Sie ist vielmehr das Ergebnis vieler steuerbarer Faktoren: Sie können Ihr kreatives Potenzial vergrößern, indem Sie Ihr Umfeld und das Ihrer Mitarbeiter verbessern - unsere Checkliste hilft Ihnen dabei:
Außerdem finden Sie mehr zu diesem Thema im Praxishandbuch leiten - führen - motivieren. Über Fragen und Anregungen freuen wir uns sehr, schreiben Sie einfach an: rufus@vnr.de Ihre Andrea Heckmann Redaktion RuFuS-Infomail PS: Möchten Sie weitere Themenkanäle bestellen oder andere abbestellen? Dann klicken Sie einfach auf diesen Link: Abo erweitern E-Mails: Was geht, was nicht? Über den rechtssicheren Umgang mit elektronischer Post Müssen oder sollten Sie einen Sicherheitsbeauftragten bestellen? Checkliste: So schaffen Sie Bilder in die Köpfe Ihrer Zuhörer Motivationsverlust am Arbeitsplatz: Das können Sie dagegen tun Sozialmarketing V: Visitenkarten, Briefpapier & Homepage Haben Sie heute schon gelobt? Motivieren Sie in Anerkennungsgesprächen |
  „Das schick ich Ihnen per E-Mail“ – wie schnell kommt uns dieser Satz heute über die Lippen. In der Geschäftskorrespondenz lösen E-Mails immer häufiger das Fax oder den Brief als Kommunikationsinstrument ab. Denn eine E-Mail ist schnell verschickt, wenige Sekunden später beim Empfänger und dieser kann wieder unmittelbar darauf reagieren. Deshalb werden Angebote, Terminabsprachen und Projektpläne bequem per Mausklick via elektronische Mail verschickt. Aber ist der Austausch per E-Mail auch rechtssicher? Beachten Sie diese 5 Tipps: Tipp 1: Rückmail bestätigt den Vertrag Wenn Sie ein Angebot per E-Mail erhalten und dieses per Rückantwort bestätigen, gilt der Vertrag als rechtsgültig abgeschlossen. Voraussetzung ist allerdings: Beide Mails müssen denselben Inhalt aufweisen. In diesem Fall benötigen Sie keine schriftlichen Vertragsunterlagen. Tipp 2: Lesebestätigung einstellen Ein Vertrag kommt nur zu Stande, wenn die Mail auch zugegangen ist. Wann ist das der Fall? Ähnlich wie bei einem Brief gilt auch für E-Mails: Wenn der Empfänger in der Lage ist, sie abzurufen, gilt sie als zugestellt. Der Beweis ist jedoch schwierig zu führen, denn eine automatische Bestätigung, dass eine Email auf dem Server des Empfängers eingegangen ist, gibt es nicht. Sie können allerdings die automatische Lesebestätigung einstellen. Das Absenden ist aber vom Empfänger freigestellt und lässt sich von Ihnen nicht erzwingen. Tipp 3: Keine Antwort heißt „Ja“ Im Handelsverkehr zwischen Kaufleuten gilt die Verpflichtung, auf ein Angebot zu reagieren. Keine Antwort kann als Zustimmung gewertet werden. Wenn Sie Ihre E-Mail-Adresse öffentlich bekannt geben, zum Beispiel auf einer Visitenkarte, erklären Sie damit auch Ihre Erreichbarkeit unter dieser Adresse. Wenn Sie jedoch Ihren E-Mail-Briefkasten nur selten leeren, kann Ihnen ein Angebot entgehen. Gewöhnen Sie sich daher an, wenn Sie Ihre E-Mail-Adresse bekannt geben, Ihre E-Mails regelmäßig zu sichten. Auf ein Angebot sollten Sie in jedem Fall reagieren. Tipp 4: E-Mails archivieren Rechnungen, Belege, Jahresabschlüsse, Inventare und Schriftstücke, die Handelsgeschäfte betreffen, müssen nach dem Steuer- und Handelsrecht archiviert werden. Das gilt auch, wenn diese Unterlagen als E-Mail vorliegen. E-Mails können jedoch im Nachhinein leicht verändert werden. Wählen Sie daher ein Verfahren zur Archivierung, bei dem die nachträgliche Manipulation ausgeschlossen ist. Erkundigen Sie sich nach der entsprechenden Software. Tipp 5: Private Mails bleiben Privatsache Dürfen Mitarbeiter private E-Mails empfangen? Prinzipiell gibt es kein Verbot, private E-Mails zu senden oder zu empfangen. Es sollte jedoch sichergestellt werden, dass durch den privaten E-Mail-Verkehr nicht die Arbeitsleistung beeinträchtigt wird. Für Sie als Vorgesetzten beziehungsweise Arbeitgeber kann es darüber hinaus zu Problemen kommen, wenn Sie alle E-Mails archivieren. Denn auch E-Mails unterliegen dem Fernmeldegeheimnis. Sie dürfen also keine privaten E-Mails lesen. Die Archivierung ist auch aus Sicht der Datenschützer problematisch: Denn Sie dürfen keine personenbezogenen Daten archivieren. Jeder Arbeitsunfall ist einer zu viel. Deswegen muss der Arbeitsschutz immer die höchste Priorität haben. Prüfen Sie, ob Sie in Ihrem Betrieb einen oder mehrere Sicherheitsbeauftragte brauchen und was diese für Sie tun können. Wann müssen Sie einen Sicherheitsbeauftragten bestellen? Betriebe mit regelmäßig mehr als 20 Beschäftigten müssen gemäß § 22 Sozialgesetzbuch (SGB ) VII einen oder mehrere Sicherheitsbeauftragte bestellen. In Unternehmen mit besonderen Gefahren für Leben und Gesundheit kann der Unfallversicherungsträger anordnen, dass Sicherheitsbeauftragte auch dann bestellt werden müssen, wenn die Mindestbeschäftigtenzahl nicht erreicht wird. Die Zahl der Sicherheitsbeauftragten richtet sich ansonsten nach der Größe Ihres Betriebs und der Gefahrklasse. Näheres regelt Anlage 2 der Berufsgenossenschaft-Vorschrift „Grundsätze der Prävention“ (BGV A1). Welches sind die Aufgaben eines Sicherheitsbeauftragten? Der Sicherheitsbeauftragte unterstützt Ihren Betrieb in Fragen von Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz. Er hilft, Arbeitsunfälle und Berufskrankheiten zu verhindern, macht auf Gefährdungen aufmerksam und prüft, ob alle Schutzeinrichtungen und persönlichen Schutzausrüstungen (PSA) in einwandfreiem Zustand sind. Die Verantwortung dafür bleibt aber Aufgabe des Arbeitgebers. Der Sicherheitsbeauftragte ist Ratgeber und Helfer. Verbindliche Anweisungen an seine Kollegen kann er aber nicht erteilen, da er nicht Vorgesetzter im Rechtssinn ist. Wer kann Sicherheitsbeauftragter werden? Anlage 2 der BGV A1 regelt, dass gemäß § 22 SGB VII „geeignete Personen als Sicherheitsbeauftragte“ zu bestellen sind. Konkretere Angaben dazu gibt es nicht. Allerdings sollte ein Sicherheitsbeauftragter ein Mindestmaß an Kenntnissen und Qualifikationen für Sicherheitsfragen mit bringen. Neben der fachlichen Eignung sollte der Sicherheitsbeauftragte allerdings über das notwendige Fingerspitzengefühl verfügen. Er sollte von Ihren Mitarbeitern nicht als Kontrollinstanz wahrgenommen werden, sondern vielmehr als Unterstützung für die persönliche und betriebliche Sicherheit im Unternehmen. Darüber hinaus muss der Sicherheitsbeauftragte fähig sein, auf kollegialer Ebene um Verständnis für notwendige Sicherheitsmaßnahmen zu werben, Das ist häufig bei Mitarbeitern mit einer langen Betriebszugehörigkeit der Fall. Der Sicherheitsbeauftragte sollte auf jeden Fall eine Vorbildfunktion haben. Wie wird ein Sicherheitsbeauftragter entlohnt? Der Sicherheitsbeauftragte arbeitet ehrenamtlich. Er hat keinen Anspruch auf Entlohnung. Allerdings müssen Sie ihm die Gelegenheit geben, sein Amt auszuüben, indem er beispielsweise an Betriebsbesichtigungen und Unfalluntersuchungen teilnimmt. Außerdem hat der Sicherheitsbeauftragte Anspruch auf Aus- und Weiterbildungen, die von den Berufsgenossenschaften organisiert und durchgeführt werden. Im Gesetz ist zudem ein ausdrückliches Benachteiligungsverbot des Sicherheitsbeauftragten wegen der Erfüllung seiner Aufgaben festgeschrieben (§ 22 Abs. 3 SGB VII). Wie finden Sie einen Sicherheitsbeauftragten? Das Amt des Sicherheitsbeauftragten ist freiwillig. Sie können niemanden dazu zwingen. Hat einer Ihrer Mitarbeiter das Amt freiwillig übernommen, kann er es jederzeit ohne Angabe von Gründen niederlegen. Übt er sein Amt nachlässig aus, können Sie ihn aber auch jederzeit von seinem Amt entbinden. Finden Sie niemanden, der das Amt übernehmen will, müssen Sie gegebenenfalls auf einen externen Dienst zurückgreifen. Wie bestellen Sie den Sicherheitsbeauftragten? Die Bestellung des Sicherheitsbeauftragten ist nicht gesetzlich geregelt. Sie kann deshalb formlos erfolgen. Trotzdem sollten Sie die Bestellung grundsätzlich schriftlich vornehmen. Der Betriebsrat hat dabei ein Mitbestimmungsrecht. Mit welchem zeitlichen Aufwand müssen Sie rechnen? Es ist nirgendwo schriftlich fixiert, wie viele Stunden ein Sicherheitsbeauftragter im Jahr tätig sein sollte. Allerdings sollten Sie ihm genügend Zeit einräumen, damit er seiner Tätigkeit als Sicherheitsbeauftragter nachgehen und die damit verbundenen Aufgaben wahrnehmen kann. Aus der aktuellen Ausgabe von Betriebsleitung konkret. Jetzt zum kostenlosen Test anfordern!
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 Bildhafte Sprache ist ein wirkungsvolles Mittel, die Emotionen des Publikums anzusprechen, Abstraktes verständlicher zu machen, das Wesentliche einer Aussage zu verdeutlichen und Assoziationen zu erzeugen. Es gibt zahlreiche Ausdrucksmöglichkeiten. Probieren Sie es aus. Unsere folgende Checkliste hilft Ihnen dabei. Bildhafte Substantive
Für einen Motivationsknick bei neuen Mitarbeitern gibt es viele Gründe. Finden Sie heraus, was Ihre Mitarbeiter bewegt. Auch neue Mitarbeiter, die ihre neue Stelle mit besonders viel Elan und Motivation angetreten haben, können zuweilen schneller als es den Vorgesetzten lieb ist, in ein tiefes Motivationsloch fallen. Meist liegen die Gründe für diesen Motivationsknick in der Tatsache, dass der Neuzugang unter Umständen doch nicht die Idealbesetzung für die Stelle ist, dass seine Stärken vielleicht doch an anderer Stelle besser eingesetzt wären und der Betroffenen nach der Einarbeitungsphase merkt, dass er sich die neue Stelle etwas anders vorgestellt hatte, als sie nun tatsächlich ist. Meist gehen diese Enttäuschungen auf ein nicht professionell genug geführtes Einstellungsgespräch zurück - Unternehmen wie Bewerber sollten genau prüfen, welche Anforderungen für die neue Stelle wirklich erfüllt werden müssen. Auch Überarbeitung und Überforderung können Gründe für mangelnde Motivation sein. Als Führungskraft ist es dann Ihre Aufgabe, den Neuen wieder optimistischer zu stimmen - falls Sie nicht ohnehin selber der Meinung sind, der Betroffene sei eine glatte Fehlbesetzung. Wie so oft führt auch hier der Weg über ein direktes Gespräch mit dem Mitarbeiter. Um herauszufinden, was von Unternehmensseite getan werden kann, um seine Motivation wieder zu wecken, müssen Sie wissen, "wo der Schuh drückt". Vielleicht genügt schon eine kleine Änderung in der Arbeitsorganisation, um die Stimmung zu verbessern. Oder eine etwas klarere Formulierung der Aufgaben des Mitarbeiters. Vielleicht war auch die Phase der Einarbeitung zu kurz und zu wenig strukturiert, sodass der Neue zu viele Dinge nicht durchschaut, um sich bei der Arbeit wohl fühlen zu können. Um herauszufinden, ob es sich loht, den Mitarbeiter im Unternehmen zu halten, müssen Sie sich zuerst ein klares Bild des Problems verschaffen. Natürlich ist es auch wichtig, dass der Mitarbeiter Ihnen selbst Engagement und guten Willen zur Verbesserung entgegen bringt. Motivation ist selten etwas, was ausschließlich von außen kommt. Vielleicht ist das Problem auch viel persönlicherer Natur: Fragen Sie Ihren Mitarbeiter auch ruhig einmal nach den Erwartungen, die er an sich selber stellt. Unter Umständen setzt er sich selbst maßlos unter Druck, weil er von sich erwartet, alles möglichst schnell möglichst perfekt zu beherrschen. Falsch verstandener Perfektionismus, dem die Realität nicht stand halten kann - auch dass ist ein Grund, demotiviert an die Arbeit zu gehen. Sprechen Sie in diesem Fall seine bisherigen Erfolge an und versuchen Sie, ihm eine andere Perspektive in bezug auf seine eigene Arbeit zu geben. Gehalt, Probleme mit Kollegen oder familiäre Konflikte können ebenfalls Gründe für mangelnde Motivation sein. Und seien Sie ruhig mal ein bisschen selbstkritisch: Vielleicht lässt sich ja auch an Ihrem Führungsstil noch das ein oder andere verbessern, beispielsweise indem Sie Ihren Mitarbeitern mehr Verantwortung übertragen. Mitarbeiter, die eigenverantwortlich handeln können, sind immer motivierter als rein ausführende Elemente. Mehr zum Thema Mitarbeitermotivation finden Sie im Praxishandbuch leiten – führen – motivieren.
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 Nachdem wir in Teil IV unserer Sozialmarketing-Reihe bereits auf das Logo und den Image-Flyer eingegangen sind, beschäftigen wir uns heute mit Empfehlungen zu den ThemenVisitenkarten, Briefpapier und Homepage. Visitenkarten & Briefpapier aufeinander abstimmen Die Visitenkarten und das Briefpapier sollten im Layout aufeinander abgestimmt sein. Lassen Sie beides am besten vom selben Satzstudio oder Grafiker entwerfen. Auf beiden sollte das Logo Ihrer Einrichtung bzw. Ihres Trägers erscheinen. Praxis-Tipp: Auch wenn E-Mail-Adressen kommerziellen Provider (z. B. Jugendhaus@t-online.de) günstiger sind: Professioneller wirkt es, wenn Sie neutrale E-Mail-Adressen nutzen oder sich mit Ihrem Träger vernetzen (z. B. jugendhaus@evangelisch-bonn.de). Für den Namen Ihrer Homepage-Adresse gilt dasselbe. Der Name sollte sowohl auf dem Briefpapier als auch auf den Visitenkarten erscheinen. Gestalten Sie Ihre Homepage benutzerfreundlich Eine Homepage für die professionelle Selbstdarstellung ist zunehmend Standard im Sozialbereich und sollte vor allem benutzerfreundlich sein. Bieten Sie einen guten und übersichtlichen Service an: Adressen, Links, Termine, Anfahrtsskizze mit Routenplaner usw. Übernehmen Sie sich nicht mit ständig zu aktualisierenden Seiten. Erstellen Sie Ihre Homepage so, dass Sie einen festen Info-Teil haben, der vergleichbar dem Image-Flyer über einen längeren Zeitraum feste Fakten und Daten bietet. Ein kleiner Abriss zur Geschichte und Entstehung Ihrer Einrichtung zeigt Lokalbezug und Traditionsbewusstsein. Achtung: Ihre Homepage darf nicht „alt“ aussehen Gestalten Sie den immer wieder zu aktualisierenden Teil nur in dem Umfang, in dem Sie auch Zeit zum Aktualisieren haben. Nichts ist kontraproduktiver als eine ungepflegte und offensichtlich nicht aktuelle Homepage! Auch für die Homepage gilt: Gute Fotos sind entscheidend. Sie machen Ihre Seite attraktiv. Fotodokumentationen von Veranstaltungen werden gerne angeschaut und locken auf Ihre Homepage. Weitere Mittel des Sozialmarketings Neben den 4 Standardprodukten Ihrer Öffentlichkeitsarbeit (Visitenkarten, Briefpapier, Image-Flyer und der Homepage) gibt es weitere, die Ihr Sozialmarketing beleben und unterstützen können:
Wenn Mitarbeitern in Ihrer Einrichtung bzw. Organisation Fehler unterlaufen oder es unter Mitarbeitern zu Missverständnissen oder Konflikten kommt, wissen Sie als Vorgesetzter eigentlich immer, was zu tun ist: Jetzt sind Sie gefragt. Sie nehmen Ihre Funktion ernst und führen ein Kritikgespräch, lösen Missverständnisse durch Information auf oder vermitteln im Streit zweier Mitarbeiter. Aber gehen Sie genau so beherzt vor, wenn Ihre Mitarbeiter Ihre Sache gut gemacht haben? Sparen Sie nicht mit Lob, wenn ein junger Kollege eine anspruchsvolle Aufgabe gut gelöst hat? Sprechen Sie Ihre Anerkennung aus, wenn Ihr Top-Leistungsträger Sie wieder einmal durch sein exzellentes Problemlösen begeistert hat? Oder ein schwieriger Mitarbeiter sich in der Projektarbeit mit anderen bewährt hat? In deutschen Unternehmen wird zu wenig gelobt, was dazu führt, dass viele Mitarbeiter – vor allem auch Leistungsträger – sich demotiviert zurückziehen und die Produktivität sinkt. Lassen Sie es nicht so weit kommen, und lernen Sie, dieses Führungsinstrument richtig einzusetzen. Es gibt viele gute Gründe für positives Feedback:
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