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Liebe Leserin, lieber Leser! Häufige Zu-Spät-Kommer bei Besprechungen und Meetings sind ein echtes Ärgernis. Informationen müssen unter Umständen wiederholt werden - oder die pünktlichen Teilnehmer werden bestraft, indem sie warten müssen. So bekommen Sie das Problem in den Griff:
Über Fragen und Anregungen freuen wir uns sehr, schreiben Sie einfach an: rufus@vnr.de Ihre Andrea Heckmann Redaktion RuFuS-Infomail PS: Möchten Sie weitere Themenkanäle bestellen oder andere abbestellen? Dann klicken Sie einfach auf diesen Link: Abo erweitern Kein Anspruch auf Qualmen im Job Tricksen bei Bewerbungen erlaubt? Umgehen Sie diese 5 Formulierungsfallen, um Mitarbeiter stets zu motivieren Wenn Sie sich in lhren eigenen Team-Meetings unwohl fühlen Kosten senken - Teil 2: So senken Sie die Portokosten Jahresgespräch: Die 8 wichtigsten Schritte zur erfolgreichen Vorbereitung |
  Es gehört zu Ihren Pflichten als Arbeitgeber: Sie müssen Nichtraucher vor deren qualmenden Kollegen schützen. So will es die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) zum Nichtraucherschutz am Arbeitsplatz. Darin heißt es: „Der Arbeitgeber hat die erforderlichen Maßnahmen zu treffen, damit die nichtrauchenden Beschäftigten der Arbeitsstätten wirksam vor den Gesundheitsgefahren durch Tabakrauch geschützt sind. Soweit erforderlich, hat der Arbeitgeber ein allgemeines oder auf einzelne Bereiche der Arbeitsstätte beschränktes Rauchverbot zu erlassen.“ (§ 5 Nichtraucherschutz) Das Gesetz verlangt eine ausdrückliche Regelung zum Schutz der Nichtraucher, ohne jedoch die Raucher zu diskriminieren. Deshalb müssen Sie als Arbeitgeber Maßnahmen treffen, um Ihre Mitarbeiter wirksam vor den Gesundheitsgefahren des Tabakrauchs zu schützen. Immerhin enthält Zigarettenrauch mehr als 40 krebserregende Substanzen und gehört in die oberste Gefährdungsstufe gesundheitlicher Arbeitsstoffe. So schützen Sie Nichtraucher Sie haben verschiedene Möglichkeiten, Nichtraucher vor dem blauen Dunst der Kollegen zu schützen: 1. Trennen Sie Raucher und Nichtraucher Die ist die kostengünstigste Lösung. Schaffen Sie getrennte Räume für Raucher und Nichtraucher. Leider klappt die Zusammenlegung in den seltensten Fällen. 2. Verbieten Sie das Rauchen in bestimmten Räumen Auf Grund des Eigentums- und Hausherrenrechts können Sie als Arbeitgeber einseitig ein Rauchverbot verhängen. Sie dürfen dabei allerdings nicht die Raucher schikanieren. Wer beispielsweise im Raucherraum ein Rauchverbot durchsetzen will, handelt willkürlich und diskriminiert Raucher. Verbieten Sie das Rauchen nur da, wo es die Nichtraucher stört. 3. Allgemeines Rauchverbot In den Büros von Daimler und IBM wird generell nicht geraucht. Sie können diesen Beispielen folgen und ein allgemeines Rauchverbot auf dem Betriebsgelände oder in den Büros erlassen. Sie müssen dann jedoch den Rauchern ein Refugium einrichten, z.B. mit Raucherzimmern. Praxis-Tipp: Betriebsrat nicht vergessen Besteht im Betrieb nicht per Gesetz Rauchverbot, beispielsweise in chemischen Fabriken, dann ist bei Maßnahmen des Nichtraucherschutzes der Betriebsrat zwingend zu beteiligen (§ 87 Absatz 1 Nr. 1 BetrVG). Eine besonders wirksame Möglichkeit, Ihre Pflicht zum Nichtraucherschutz zu erfüllen, ist die Verpflichtung des Arbeitnehmers auf das Rauchverbot im Arbeitsvertrag. Und bedenken Sie: Nicht nur Verbote führen zum Ziel. Geben Sie Ihren rauchenden Mitarbeitern Anreize und Tipps zum Aufhören. Raucherentwöhnungskurse werden fast von allen Krankenkassen angeboten. Als Führungskraft sitzen Sie selbstverständlich mit am Tisch, wenn ein neuer Mitarbeiter für Ihre Abteilung gesucht wird. Haben Sie sich während eines solchen Gesprächs schon hin und wieder gefragt, ob der Kandidat, dem Sie gegenübersitzen, auch die Wahrheit sagt – die reine Wahrheit? Ehrlich währt am längsten? Was würden Sie tun, wenn in Ihrem Lebenslauf eine unangenehme Lücke von 6 Monaten klaffen würde, in denen Sie keinen Job hatten oder längere Zeit krank gewesen sind? Farbe bekennen, oder geschickt übertünchen sind die beiden Alternativen. Geht es im Bewerbungsschreiben und dem darauf folgenden Gespräch darum, sich gegen viele andere – ähnlich qualifizierte Kandidaten – durchzusetzen, kann das geschickte „Überschminken“ der Lebenslauf-Unreinheit die bessere Alternative sein – weil Sie sonst vielleicht schon im Vorfeld „ausgesiebt“ würden. Aber, was ist in einem solchen Fall erlaubt, und wo liegen die Grenzen? Verena Rottmann, Autorin des Buchs „Legale Bewerbungstricks“ rät, Jobpausen von mehr als 6 Monaten geschickt zu kaschieren: Lehrgänge, Umschulungen oder ein Fernstudium können geschickt über die Beschäftigungslosigkeit hinwegtäuschen. Fällt diese Möglichkeit allerdings flach, weil Sie diese Kurse nie besucht haben, sollte sich der Bewerber etwas anderes einfallen lassen wie selbstständige Tätigkeit, Aushilfsjobs, Kinderbetreuung oder die Pflege eines Angehörigen. Nicht übertreiben Nicht tricksen sollten Bewerber dagegen in Bezug auf ihre Aufgabenschwerpunkte oder beispielsweise Fremdsprachenkenntnissen. Sie als Vorgesetzter werden schnell herausfinden, ob Ihr neuer Mitarbeiter bereits einmal Projektverantwortung übernommen hat, ebenso offensichtlich ist nach wenigen Arbeitstagen die Diskrepanz zwischen verhandlungssicherem Englisch und eingerostetem Schulenglisch. Wollen Sie sich schon während des Vorstellungsgesprächs über die tatsächlichen Fähigkeiten des Aspiranten klar werden, fordern Sie den Kandidaten auf, die jüngste Projektarbeit zu beschreiben, oder setzen Sie das Gespräch in Englisch fort. Legale Lügen Erlaubt sind Lügen, wenn der potenzielle Arbeitgeber intime Fragen stellt, zum Beispiel nach der Partnerschaft, einer bestehenden Schwangerschaft oder ob der Kandidat raucht. Hier gilt: Diese Fragen muss der Bewerber nicht beantworten und die Frage nach der Schwangerschaft darf eine Bewerberin sogar wissentlich falsch beantworten, weil sie unzulässig ist. Stellen Sie innerhalb der Probezeit fest, dass ein Kandidat bei seiner Bewerbung im Hinblick auf seine Qualifikationen gelogen hat, ist das ein Grund zur fristlosen Kündigung.
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 Ihre Ausdrucksweise entscheidet mit darüber, ob Mitarbeiter Sie als entschlossen oder zögerlich, als motivierend oder demotivierend, als vertrauenswürdig oder nicht empfinden. Achten Sie deshalb auf positive, motivierende Formulierungen. Folgende Tipps helfen Ihnen: 1. Keine ,,Wenn, dann" – Sätze. Statt der Wörter ,,falls" oder ,,wenn" verwenden Sie besser das Wörtchen ,,sobald". Damit verleihen Sie Ihrer Zuversicht Ausdruck, dass alles nur eine Frage der Zeit und jedes Problem lösbar ist. 2. Verantwortung übernehmen Sagen Sie nicht „Ich werde veranlassen...". Besser Sie bekräftigen Ihre Entschlossenheit. Dazu eignen sich Formulierungen wie ,,Ich werde mich darum kümmern ...", „Ich werde dafür sorgen...". 3. Win-win-Situationen schaffen Stempeln Sie anders Denkende nicht sprachlich zu Verlierern (,,Sie haben Unrecht, wenn Sie behaupten ..."). Nutzen Sie stattdessen Formulierungen, die für beide Seiten einen Gewinn versprechen: „Lassen Sie uns das Ganze noch einmal in Ruhe durchgehen und sehen, was sich dabei ergibt." 4. Stellen Sie lhre Integrität nicht in Frage Formulierungen wie „Um ehrlich zu sein ..." oder „Ich will ganz offen mit Ihnen sprechen...“ sollten für Sie gegenüber Ihren Mitarbeitern tabu sein. 5. Zweifeln Sie lhre Aussagen niemals selbst an! Bitten Sie zum Abschluss Ihrer Ausführungen nicht um die Zustimmung Ihrer Gesprächspartner, etwa durch ein,,... finden Sie nicht auch?" oder ,,... nicht wahr?". Mit solchen Formulierungen entziehen Sie Ihre eigenen Aussagen nur selbst in Zweifel. Ähnliches gilt für Einschränkungen nach der Devise: ,,Ich bin zwar kein Experte auf diesem Gebiet, aber ich glaube dennoch ..." Wenn Sie von etwas überzeugt sind, stehen Sie dazu! Angst vor der Krise, Routine, Misserfolge, große Anstrengungen, Reibereien – da kann die Motivation auf der Strecke bleiben. Doch aufgeben geht nicht! Greifen Sie mit professionellem Know-how genau die Probleme auf, die Mitarbeitern die Motivation nehmen. Praktizieren Sie passgenaue Motivationsgespräche, in denen Sie sich selbst, Ihre Mitarbeiter und Ihre Abteilung weiterbringen. In nur 1,5 Tagen werden Sie zum Motivationsprofi für Ihre Mitarbeiter. Auch wenn darüber kaum gesprochen wird: Nicht wenige Führungskräfte (keineswegs nur frisch gebackene) fühlen sich unwohl, wenn sie an das nächste Meeting mit ihren Mitarbeitern denken. Woher kommt das? Und was können Sie dagegen tun? Bitte machen Sie sich klar: Wenn Sie vor und in Meetings unter Strom stehen, ist das einfach menschlich. Nur die wenigsten Menschen sind geborene Redner und bei Auftritten vor anderen stets souverän. Und wenn Sie den Mut aufbringen, mit Kollegen offen darüber zu sprechen, werden Sie merken, dass das ungute „Meeting-Gefühl“ weit verbreitet ist. Anstarren ist nicht feindselig Was Führungskräfte am meisten zusetzt ist das Reaktionsverhalten (oder besser: die Nichtreaktion) ihrer Mitarbeiter. Statt die Besprechung als Chance zum aktiven Austausch zu nutzen, sind Mitarbeiter oft extrem zurückhaltend mit Wortmeldungen. Das sind die Hintergründe:
Das können Sie tun, um die Meeting-Atmosphäre zu verbessern und Ihre Mitarbeiter zu aktivieren:
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 Natürlich ist die Mitteilung per Fax oder E-Mail schneller und deutlich günstiger beim Empfänger als per Brief, Päckchen oder Paket. Manchmal muss es aber eben der herkömmliche Postweg sein. Hier lohnt sich auf jeden Fall der Blick auf alternative Zustelldienste. Bei Päckchen und Paketen sparen Sparen Sie bei Paketen und Päckchen mit anderen Anbietern. Wer wo tätig ist, erfahren Sie im Internet unter www.postsitter.de. Einiges, das Sie als Päckchen (3,90 Euro) verschicken, würde auch noch als Maxibrief (2,20 Euro) durchgehen. Bedingung dafür: maximal 1.000 g schwer und 5 cm dick. Örtliche Botendienste transportieren Sperriges günstiger als der Paketdienst der Post. In den Zentren großer Städte haben sich Fahrradkuriere bewährt, da ihnen ein Stau und verstopfte Straßen nichts anhaben können. Bei Briefen sparen Bei geringem Briefaufkommen lohnen sich folgende Tipps: Selbstverständlich knicken Sie keine Zeugnisse oder Urkunden. Aber Briefe, die gefaltet werden können, sollten Sie (bis 20 g) als Standardbrief (0,55 Euro) oder (bis 50 g) als Kompaktbrief (0,90 Euro) versenden statt ungefaltet als Großbrief (1,45 Euro) zu frankieren. Mehrere Postkarten an einen Empfänger packen Sie in einen Umschlag und verschicken alles (bis 20 g) als Standardbrief (0,55 Euro) oder (bis 50 g) als Kompaktbrief (0,90 Euro). Mehrere Standardbriefe an einen Empfänger packen Sie in einen (größeren) Umschlag und versenden diese (bis 500 g) als Großbrief (1,45 Euro). Bei nur 2 Standardbriefen kommt noch der Versand als Kompaktbrief (maximal 50 g) für 0,90 Euro in Frage. Von der „Infopost“ profitieren Bei hohem Briefaufkommen können Sie die „Infobrief“- und „Infopost“-Konditionen der Deutschen Post nutzen. Infobrief: Schon bei einem Versand ab 50 inhaltsgleichen Briefen, wie Einladungen oder „Mailings“, kann jeder (privat und gewerblich) den günstigen Infobrief-Tarif nutzen. Praxis-Tipp: Wenn Sie keine 50 inhaltsgleichen Briefe haben, können Sie den Infobrief-Tarif trotzdem nutzen. Sie machen dann von der Möglichkeit der „Aufzahlung“ Gebrauch. Beispiel: Sie haben nur 40 Standardbriefe. Dann zahlen Sie trotzdem für 50 Infobriefe (17,50 Euro), also 10 zu viel. Trotzdem fahren Sie günstiger als beim Normalporto für 40 Standardbriefe (40 x 0,55 = 22,00 Euro). Das „Aufzahlen“ lohnt sich bei Standardbriefen, wenn Sie mehr als 32 Briefe versenden. Über Infopost (ab 250 Stück) und andere Entgelte informieren Sie sich im Internet unter www.deutschepost.de. Alternative Briefdienste nutzen Sie können auch alternative Briefdienste, die meist regional tätig sind, nutzen. Einige bieten den Service, die Briefe nicht nur zuzustellen, sondern auch abzuholen. Diese dürfen sogar schon jetzt den noch geltenden Monopolbereich der Deutschen Post (Briefe bis 200 g) bedienen. Mindestmenge: 50 Briefe täglich. Das Porto liegt in der Regel unter dem Posttarif. Weitere Informationen unter http://www.posttip.de/Anbieter.html Letzte Woche hatten wir Ihnen ja bereits berichtet, das das Jahresgespräch ein äußerst nützliches Instrument der Mitarbeiterführung - auch in Non-Profit-Organisationen - ist. Mit welchen 8 Schritten Sie ein Jahresgespräch erfolgreich vorbereiten, lesen Sie hier:
Mehr zum Thema Jahresgespräch lesen Sie im Praxishandbuch leiten – führen – motivieren.
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