Liebe Leserin, lieber Leser!

Als Führungskraft müssen Sie nicht beliebt sein, sondern die Courage haben, auch unpopuläre Entscheidungen zu treffen. Insbesondere dann, wenn Sie aus dem Kreis der Kollegen in die Entscheiderposition aufrücken.

Da haben Sie sich vor kurzem noch mit dem Bürokollegen über das nervtötende Schreiben langweiliger Projektberichte aufgeregt und nun sind Sie es selbst, der diese Berichte einfordern muss. Was sollen Sie tun, wenn Sie die bisherigen netten Kollegen nicht verprellen und gegen sich aufbringen wollen?

Die Aufgabe einer Führungskraft besteht nicht darin, es allen Mitarbeitern recht zu machen. Damit würden Sie nichts mehr bewegen und Sie laufen Gefahr, die Ihnen gestellten Ziele nicht zu erreichen. In Ihrer Rolle als Führungskraft aber werden Sie bezahlt, um zu entscheiden.

Ein guter Chef muss nicht beliebt, aber entscheidungsfreudig sein. Folgende vier Eigenschaften brauchen Sie als Führungspersönlichkeit:

Mut: Zum Führungsalltag gehört auch, Unangenehmes anzusprechen und Krisengespräche zu führen. Wenn Sie bemerken, dass etwas nicht klappt, dann mischen Sie sich sofort ein. Die Dinge laufen zu lassen, in der Hoffnung, die Zeit erledige alles von selbst, ist keine Lösung.

Konsequenz: Als Chef sollten Sie berechenbar sein. Ihre Mitarbeiter müssen wissen, woran Sie mit Ihnen sind. Heute so und morgen anders reagieren viele Führungskräfte, aus Angst, sich unbeliebt zu machen. So ein Verhalten gerät zur self fullfilling prophecy - Sie erreichen damit genau das, was Sie vermeiden wollen, nämlich den Frust Ihrer Mitarbeiter. In Ihrer Unentschlossenheit nimmt Sie keiner mehr ernst. Stehen Sie zu Ihren Entscheidungen, und das konsequent bis zuletzt. Seien Sie dabei aber nicht nur konsequent im Erkennen von Problemen, sondern auch genauso konsequent beim Loben guter Leistungen.

Wertschätzung: Trauen Sie Ihren Mitarbeitern Leistung zu. Ermuntern Sie diese, neue Herausforderungen anzunehmen. Achten Sie im Team dabei auf Ausgewogenheit. Das heißt: Fördern Sie nicht nur die schwachen Mitarbeiter, das würde auf Dauer Unmut in der Gruppe hervorrufen. Geben Sie auch an die guten Mitarbeiter positives Feedback.

Klarheit: Mitarbeiter wollen wissen, woran sie sind. Ein klares Feedback ist wichtig, egal, ob es positiv oder negativ ist. Scheuen Sie nicht die Auseinandersetzung und machen Sie eindeutige Aussagen. Dies aber weder in einem autoritären noch in einem laschen Laisser-faire-Ton. Beides verunsichert nur Ihre Mitarbeiter, hilft ihnen aber nicht weiter.

Insbesondere dann, wenn Sie aus der Sachbearbeiter in die Führungsposition gelangen, sollten Sie im Umgang mit Ihren Mitarbeitern folgende erste Schritte beherzigen: Rufen Sie eine Besprechung ein. Machen Sie Ihren Mitarbeitern dabei deutlich, dass jetzt etwas Neues beginnt. Sprechen Sie Ihre Erwartungen klar aus und erläutern Sie die Ziele, die gemeinsam zu erreichen sind.

Bedenken Sie dabei: Als Führungskraft müssen Sie nicht geliebt, aber geschätzt und respektiert werden.

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Über Fragen und Anregungen freuen wir uns sehr, schreiben Sie einfach an: rufus@vnr.de

Ihre
Andrea Heckmann
Redaktion RuFuS-Infomail


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Elektronische Steuerprüfungen nehmen 2008 zu: So sind Sie bestens darauf vorbereitet

Wissen Sie etwas mit dem Begriff „GDPdU“ anzufangen? Wenn Sie in den vergangenen 4 Jahren eine Außenprüfung Ihres Finanzamts erfahren haben, könnte er Ihnen noch in Erinnerung sein. Im schlimmsten Fall hat er bei Ihnen sogar einige schlaflose Nächte hervorgerufen. Die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) sind bereits seit 01.01.2002 gültig, allerdings haben die Finanzverwaltungen Unternehmen über die rechtlichen Grundlagen zu informieren.

Was ist neu?
Bisher mussten Sie alle steuerlich relevanten Unterlagen in Papierform, je nach Art bis zu 10 Jahren, aufbewahren. Auch wenn Ihre Belege über speicherfähige Datenträger ausgedruckt wurden, waren Sie nicht dazu verpflichtet, einem Außenprüfer Zugriff auf Ihr Speichermedium (z. B. Festplatte) zu gewähren. Dies hat sich mit Einführung der GDPdU geändert. Heute müssen Sie Belege und Daten, die ursprünglich digital erstellt wurden, Ihrem Finanzamt bei einer Prüfung zugänglich machen. Auch müssen Sie dafür sorgen, dass die Daten lesbar und auswertbar sind und bei einer Hard- oder Softwareumstellung entsprechend archiviert werden.

Mangelnde Information kann teuer werden
Da mittlerweile auch die Finanzämter ihre Außenprüfer entsprechend geschult haben, werden Steuerprüfungen auf Basis der GDPdU seit dem vergangenen Jahr verstärkt durchgeführt. Leider werden die meisten Unternehmen dabei ins kalte Wasser geworfen, weil sie nicht ausreichend informiert sind. Die Folgen können fatal sein, denn beispielsweise eine nicht aufbewahrte Festplatte aus Ihrem Kassensystem kann schon zu einer teuren Steuerschätzung führen.

Alte Software aufbewahren
In der Praxis stellt sich dies sehr problematisch dar, denn im Laufe von 6 bis 10 Jahren ändern sich unsere Hard- und Softwareanforderungen so häufig, dass sie dann kaum noch kompatibel sind. Die Lesbarkeit und die Auswertungsmöglichkeiten werden dadurch stark eingeschränkt. Entscheidend ist jedoch für Sie, nachweisen zu können, dass Sie die Voraussetzungen zur Prüfbarkeit erfüllt haben, indem Sie die Soft- und gegebenenfalls die Hardware aufbewahrt haben.

Prüfen Sie jetzt, ob Sie die GDPdU erfüllen
Prüfen Sie anhand der nachfolgenden Checkliste, wie gut Sie auf eine elektronische Steuerprüfung vorbereitet sind. Sprechen Sie zusätzlich jetzt mit Ihrem Steuerberater, um festzustellen, ob Lücken im Rahmen der GDPdU in Ihrem Unternehmen erkennbar sind, die Sie jetzt noch schließen können. Sie minimieren dadurch die Wahrscheinlichkeit, dass die „Spielzeuge“ der Außenprüfer wie z. B. Bendford-Test oder andere Plausibilitätsprüfungen zum Einsatz kommen, die für Sie sehr teuer werden können.

Checkliste: Sind Sie auf die elektronische Steuerprüfung vorbereitet?

• Schützen Sie Ihre Daten ausreichend vor Viren?
• Schützen Sie Ihre Daten vor Zugriffen von außen (Firewall)?
• Führen Sie täglich eine Datensicherung durch?
• Lagern Sie alte Festplatten oder andere Datenträger, auf denen prüfungsrelevante Daten sind, sicher und schützen Sie diese vor Datenverlust?
• Bewahren Sie alte Hard- und prüfungsrelevante Software sicher auf?
• Sind Updates und Programmerneuerungen dokumentiert?
• Speichern Sie Belege und Rechnungen, die Sie per E-Mail verschicken?

Aus der aktuellen Ausgabe von Hotelleitung in der Praxis.

Welche Maßnahmen Sie vor der Kündigung eines suchtkrankenMitarbeiters ergreifen müssen

Probleme mit suchtkranken Mitarbeitern können in jedem Unternehmensbereich auftreten. Doch einen suchtkranken Mitarbeiter dürfen Sie nicht einfach entlassen. Auch hier muss die Kündigung das letzte Mittel sein. Nur dann hat sie auch Bestand vor dem Arbeitsgericht. Vorher müssen Sie Ihrem Mitarbeiter eine Reihe bestimmter Maßnahmen anbieten. Erst wenn diese Maßnahmen keinen Erfolg hatten, dürfen Sie dem Mitarbeiter aufgrund seiner Suchterkrankung kündigen.

5 Schritte im Umgang mit Suchterkrankungen:

1. Schritt: Verbieten Sie Alkohol im Dienst
Legen Sie per Dienstanweisung fest, dass am Arbeitsplatz weder Drogen noch Alkohol konsumiert werden dürfen. Weisen Sie darauf hin, dass ein Mitarbeiter auch nicht angetrunken zum Dienst erscheinen darf.
Hinweis: Wenn es in Ihrer Unternehmen eine Mitarbeitervertretung (MAV) gibt, müssen Sie die MAV beim Erlass des Alkohol- und Drogenverbots beteiligen (§ 87 Abs. 1 Nr. 1 Betriebsverfassungsgesetz).

2. Schritt: Informieren und schulen Sie
Ihre Mitarbeiter sollten wissen, wie sie mit suchtkranken Kollegen umgehen können. Stellen Sie Informationsmaterial zur Verfügung und thematisieren Sie „Sucht als Krankheit“. Handlungshilfen für Ihre Mitarbeiter können diese Hinweise sein:

• Schicken Sie angetrunkene Mitarbeiter mit Bus oder Taxi nach Hause, nicht mit dem eigenen Pkw.
• Akzeptieren Sie keine Versprechungen.
• Decken Sie Abhängige nicht, d. h.:
  • Gleichen Sie deren Fehler nicht aus.
  • Bagatellisieren Sie Fehlleistungen suchtkranker Kollegen nicht.
  • Entschuldigen und entlasten Sie sie nicht.

3. Schritt: Suchen Sie bei einem Verdacht das Gespräch
Wenn ein Mitarbeiter ein Suchtproblem hat, reden Sie mit ihm zunächst unter 4 Augen. Drohen Sie ihm aber nicht, sondern sagen Sie ihm, dass Sie ihm helfen möchten. Wenn dieses Gespräch zu keiner Änderung führt, ziehen Sie zum 2. Gespräch einen Zeugen hinzu. Ab dem 3. Gespräch sollten Sie ein Mitglied der MAV dazubitten. Ziehen Sie beim 4 und jedem folgenden Gespräch weitere Personen hinzu: z. B. Betriebsratsmitglied, vertrauter Kollege, Familienmitglieder und Freunde des Mitarbeiters.

Stellen Sie in jedem Gespräch in den Vordergrund, dass Sie dem Mitarbeiter helfen möchten. Bringen Sie im 5. Gespräch zur Sprache, dass das Verhalten des Mitarbeiters arbeitsrechtliche Konsequenzen haben wird. Das 6. Gespräch ist dann Ihr letzter Versuch, den Mitarbeiter dazu zu bewegen, seine Suchterkrankung behandeln zu lassen oder anderweitig in den Griff zu bekommen.
Tipp: Dokumentieren Sie alle Gespräche mit dem Mitarbeiter.

4. Schritt: Lassen Sie vom MDK überprüfen, ob Ihr Mitarbeiter suchtkrank ist
Schicken Sie den suchtkranken Mitarbeiter zum MDK, um eine Bestätigung der Sucht zu bekommen. Solange der Alkoholmissbrauch keinen Suchtcharakter hat und der Mitarbeiter sein Verhalten ändern kann, müssen Sie abmahnen und können im Wiederholungsfall verhaltensbedingt kündigen. Bei Suchterkrankung bleibt nur die personenbedingte Kündigung, die weitaus schwerer durchzusetzen ist, da die Anforderungen an Sie als Arbeitgeber, z. B. Ihrem Mitarbeiter Gelegenheit zur Suchttherapie zu geben, sehr hoch sind.

5. Schritt: Kündigen Sie nach wiederholten fruchtlosen Gesprächen
Sie sollten dem Mitarbeiter erst nach mehreren Gesprächen, z. B. nach dem 6. Gespräch, kündigen. Kündigen Sie nicht fristlos und beziehen Sie Ihre MAV ein. Es ist wichtig, dass Sie die Gespräche geführt und den Betriebsrat einbezogen haben.

Tipp: Entlassen Sie Ihren Mitarbeiter nicht in eine ungewisse Zukunft. Sie könnten ihm eine Wiedereinstellung anbieten, wenn er es schafft, innerhalb eines Jahres nach der Kündigung seine Sucht zu überwinden.

Aus: Heimleitung konkret

7 Tipps für Querdenker

Wer immer nur in eine Richtung denkt, ist selten kreativ. Strategien für Querdenker beginnen daher damit, den Blick schweifen zu lassen nach rechts und links, über den Tellerrand hinweg, ohne Ziel und Richtung.

Kurz: Kreativität und unkonventionelle Lösungen brauchen weniger kreative Methoden als kreative Freiheit. Dennoch können Sie einige Grundregeln für Querdenker beachten:

1. Betrachten Sie immer auch die Alternativen und prüfen Sie sie wohlwollend.
2. Überschlafen Sie wichtige Entscheidungen und Lösungen.
3. Seien Sie mit konventionellen Lösungen und angemessenen Mitteln nicht zufrieden.
4. Kombinieren Sie Gegensätzliches, zum Beispiel die Idee für einen geschäftlichen Weihnachtsgruß, mit einer Tischbombe, die Weihnachtswünsche ausspuckt.
5. Übernehmen Sie Erfolgslösungen anderer Branchen und übertragen Sie sie auf Ihr Problem.
6. Kreieren Sie etwas Besonders, etwas besonders Edles, Schönes, Kleines oder Billiges.
7. Wecken Sie Emotionen. Autos beispielsweise werden fast immer nach dem Bauchgefühl gekauft. Zwar geben Käufer an, sich zuvor über Benzinverbrauch, Sicherheit oder Staufläche informiert zu haben, kaufentscheidend ist aber das Gefühl, dass mit dem Auto verbunden wird: „Freude am Fahren“, „Komfort“, Luxus“, „sportlich“.

Geschenke im Geschäftsleben

Wie sagt man so schön: Kleine Geschenke erhalten die Freundschaft. Auch wenn es sich im beruflichen Umfeld nicht zwingend um Freundschaften handelt, die es zu erhalten gilt, sondern um Geschäftsbeziehungen, so wollen doch auch diese gepflegt werden. Das lässt sich besonders gut über ein Geschenk machen, das man dem Geschäftspartner bei einer passenden Gelegenheit überreicht. Aber was schenken? Den 25. Kugelschreiber oder doch lieber eine Mingvase?

Oberste Regel ist, die Verhältnismäßigkeit zu wahren. Seien Sie weder zu geizig noch zu großzügig. Wägen Sie ab, welche Bedeutung die Beziehungen zu Ihrem Geschäftspartner für Ihr Unternehmen haben. Unbedingt vermeiden sollten Sie aber in jedem Fall, die Freude über das Geschenk durch einen allzu auffälligen und großen Werbeaufdruck zu trüben. Schließlich wollen Sie keinen neuen Werbeträger akquirieren, sondern jemanden erfreuen und ihm für die gelungene Zusammenarbeit danken.

Daher ist auch Vorsicht dabei geboten, das Geschenk aus dem reichhaltigen Angebot eines Anbieters zu wählen, der sich auf Standardgeschenke im beruflichen Umfeld spezialisiert hat. Meistens sind diese Gegenstände nur allzu bekannt und hinterlassen keinen besonders guten Eindruck. Noch offensichtlicher lässt es sich nämlich kaum machen, dass Sie sich keine besondere Mühe mit der Auswahl gegeben haben.

Natürlich ist es schwierig, den persönlichen Geschmack des Geschäftspartners zu treffen, vor allem, wenn man ihn noch nicht so gut kennt. Außerdem findet der Kontakt ja meistens im beruflichen Umfeld statt, da kann man gewisse Vorlieben nicht so ohne weiteres erkennen.

Um trotzdem ein willkommenes Geschenk auswählen zu können, bewährt sich ein alter Trick noch immer am besten: fragen Sie seine Sekretärin oder einen ihm nahe stehenden Mitarbeiter. So können Sie auch sicher sein, dass Sie nicht die hundertste Flasche schottischen Whiskey oder den dreihundertsten Füllfederhalter verschenken. Ihr Geschäftspartner wird Ihre Bemühungen sicher zu schätzen wissen, schließlich beweisen Sie mit Ihrem Geschenk dann Einfallsreichtum und Sorgfalt.

Worauf Sie übrigens - abgesehen vom Inhalt - auch achten sollten, ist eine geschmackvolle Verpackung. Ihr Geschenk kann durch eine schöne und individuelle Aufmachung sehr gewinnen.

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Nehmen Sie Stimmungstiefs nicht auf die leichte Schulter

Im sozialen Bereich, in dem Mitarbeiter viel mit anderen Menschen und deren Problemen konfrontiert werden, sind gesundheitliche Belastungen in Form von psychischen Stress nicht selten. Folge hiervon können psychische Erkrankungen bis hin zu Depressionen der Mitarbeiter sein. Die Mitarbeiter sind dann oftmals den täglichen Anforderungen des Arbeitsalltags nicht mehr gewachsen.

Gerade Depressionen gehören, nach Ansicht von Experten, zu den zunehmenden Erkrankungen im 21. Jahrhundert. Grund hierfür ist, dass das Entwicklungstempo des Menschen sich nicht mehr den immer größeren und schnelleren Anforderungen des modernen Lebens- und Arbeitstempos anpassen kann. Es kommt zur wiederholten Überforderung.

Beugen Sie depressiven Stimmungen Ihrer Mitarbeiter vor. Hier ein paar Anregungen:

• Versuchen Sie Ihre Mitarbeitern zur Bewegung an der frischen Luft zu überreden oder öffnen Sie regelmäßig die Fenster.
• Versuchen Sie Gespräche nicht nur auf die Arbeit zu beschränken, sondern auch auf allgemeine Themen. Das lenkt vom Arbeitsalltag ab.
• Gönnen Sie sich selbst und Ihren Mitarbeitern auch mal Ruhe.
• Unternehmungen mit Freunden lenken zusätzlich vom Arbeitsalltag ab.

So setzen Sie Ihre Ehrenamtlichen richtig ein

Ehrenamtliche in Vereinen und gemeinnützigen Organisationen sollten immer gezielt eingesetzt werden. So vermeiden Sie Enttäuschungen und Frust auf beiden Seiten. Um festzustellen, wo die Talente und Fähigkeiten eines Ehrenamtlichen liegen, sollten Sie gemeinsam mit ihm ein "Fähigkeitsprofil" erstellen.

Hier ein paar Tipps:

1. Vergegenwärtigen Sie sich die unterschiedlichen Ziel.
Vereinbaren Sie in einem Gespräch mit dem Ehrenamtlichen die Ziele, die Sie gemeinsam verfolgen wollen. Je besser Sie dies aufeinander abstimmen und sich darüber einigen, desto motivierter gehen Sie zusammen an die Arbeit.

2. Erstellen Sie ein Aufgabenprofil
Fast immer stellt sich die Frage, ob ein Ehrenamtlicher überhaupt für eine bestimmte Aufgabe geeignet ist. Prüfen Sie daher gemeinsam, ob Sie Ihren Ehrenamtlichen auch adäquat einsetzen können. Hilfreich ist hierbei die Erstellung eines Aufgabenprofils, das beschreibt, welche Aufgaben in Zukunft zu übernehmen sind.

3. Erstellen Sie das Fähigkeitsprofil
Als letzen Schritt können Sie gemeinsam mit Ihrem Ehrenamtlichen ein Fähigkeitsprofil erstellen. Wesentlich ist dabei das Ziel. Beachten Sie dabei vor allem, dass das Fähigkeitsprofil einzig und allein dazu dient, möglichen Entwicklungs- und Fortbildungsbedarf zu erforschen. Eine "Beurteilung" Ihres Ehrenamtlichen ist damit nicht verbunden.

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