Liebe Leserin, lieber Leser!

In der Antike musste der Überbringer einer schlechten Nachricht noch um sein Leben fürchten. Heute ist das zwar nicht mehr der Fall. Trotzdem erklärt kein Unternehmen seinen Kunden gern, dass es die Preise erhöhen muss oder der zugesagte Liefertermin nicht eingehalten wird. Dabei sollten gerade schlechte Nachrichten so übermittelt werden, dass die Kundenbeziehung nicht darunter leidet. Wir zeigen Ihnen, wie Sie es am besten anpacken:

Mit diesen 10 Abmahnregeln wird Ihre Kündigung arbeitsrechtlich unangreifbar

Kündigungsschutzprozesse werden deshalb häufig verloren, weil ein Mitarbeiter im Vorfeld der Kündigung falsch oder gar nicht abgemahnt wurde. Vermeiden Sie diesen Fehler in Ihrem Betrieb. Wenn Sie die folgenden 10 Regeln befolgen, stellen Sie sicher, dass Ihnen kein Fehler unterläuft.

1. Regel: Mahnen Sie Fehlverhalten grundsätzlich ab
Zeigt ein Mitarbeiter ein Fehlverhalten, das Sie zukünftig nicht mehr dulden wollen und können, mahnen Sie es grundsätzlich ab. Denn eine eventuell später folgende verhaltensbedingte Kündigung ist nach dem Kündigungsschutzgesetz (KSchG) nur rechtswirksam, wenn Sie den Mitarbeiter vorher bereits für eine gleichartige Pflichtverletzung abgemahnt haben. Weisen Sie Ihren Mitarbeiter ausdrücklich darauf hin, dass Sie im Falle einer Wiederholung des Fehlverhaltens die Kündigung aussprechen werden.

2. Regel: Prüfen Sie, ob eine Pflichtverletzung vorliegt
Vor einer Abmahnung sollten Sie prüfen, ob Ihr Mitarbeiter eine Pflicht im Rahmen seines Arbeitsvertrages verletzt hat. Rechtlich wirksam abmahnen können Sie nämlich nur dann, wenn Ihr Mitarbeiter seine Arbeitspflicht bzw. Nebenpflichten verletzt hat. Abmahnungsgründe sind z. B.

• unentschuldigtes Fehlen,
• wiederholtes Zu-spät-Kommen,
• verspätete Abgabe einer Krankmeldung,
• Rauchen oder Alkoholkonsum (jedoch nicht bei anerkannter Alkoholkrankheit), falls es im Betrieb verboten ist.

3. Regel: Achten Sie auf die Verhältnismäßigkeit
Mahnen Sie Ihre Mitarbeiter nicht schon bei geringfügigen Pflichtverletzungen ab. Sprechen Sie in diesem Fall eine Abmahnung erst dann aus, wenn Sie mit dem Mitarbeiter bereits ein klärendes Gespräch geführt oder ihn schriftlich ermahnt haben und dies vergeblich war.

4. Regel: Hören Sie Ihren Mitarbeiter an
Hören Sie Ihren Mitarbeiter vor der Abmahnung an. Das ist zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber in jedem Fall empfehlenswert. Von Vorteil ist, wenn eine 2. Person als Zeuge anwesend ist. Manche Tarifverträge schreiben sogar vor, dass Sie den Mitarbeiter erst anhören müssen, bevor Sie ihn abmahnen dürfen. Dann ist die vorherige Anhörung zwingende Voraussetzung für die rechtliche Wirksamkeit Ihrer Abmahnung.

5. Regel: Mahnen Sie zeitnah ab
Hat Ihr Mitarbeiter eine Pflichtverletzung begangen, müssen Sie ihn möglichst schnell abmahnen, am besten bereits am folgenden Tag, in jedem Fall vor Ablauf einer Woche.

6. Regel: Benennen Sie das Fehlverhalten eindeutig
Ihre rechtsgültige Abmahnung setzt voraus, dass Sie dem Mitarbeiter den konkreten Grund für die Abmahnung nennen. Beschreiben Sie deshalb die Pflichtverletzung so genau wie möglich. Geben Sie das Datum, gegebenenfalls die Uhrzeit sowie Beweise an.

7. Regel: Mahnen Sie immer schriftlich ab
Es gibt keine rechtlichen Vorschriften, dass eine Abmahnung schriftlich abgefasst werden muss. Aber die schriftliche Abmahnung ist der Beweis, den Sie zu der Personalakte des Mitarbeiters legen.

8. Regel: Sammeln Sie Beweise
Sie müssen die Vorfälle in einem eventuellen Kündigungsschutzprozess beweisen. Dokumentieren Sie deshalb die Vorfälle, die zu der Abmahnung geführt haben, genau. Wenn möglich, lassen Sie sich Zeugenaussagen unterschreiben.

9. Regel: Mahnen Sie jedes Fehlverhalten einzeln ab
Fassen Sie verschiedene Pflichtverletzungen Ihres Mitarbeiters nicht in einer Abmahnung zusammen. Wenn nur einer der abgemahnten Verstöße nicht wirksam ist, kann die gesamte Sammel-Abmahnung unwirksam sein. Mahnen Sie deshalb jede einzelne Pflichtverletzung in einer gesonderten schriftlichen Abmahnung ab.

10. Regel: Kündigen Sie spätestens nach der 2. Abmahnung
Wenn es sich um eine schwere Pflichtverletzung handelt, sollten Sie 1-mal abmahnen und im Wiederholungsfall direkt kündigen. Bei leichteren Verstößen (Zu-spät-Kommen etc.) sollten Sie spätestens nach der 2. Abmahnung kündigen. Dies ist aber nicht zwingend: Es gibt keine Regelung, nach der erst nach der 2. Abmahnung gekündigt werden kann.

Hinweis: Der Betriebsrat hat hinsichtlich einer Abmahnung keine Anhörungs-, Mitwirkungs- und Mitbestimmungsrechte. Er hat lediglich ein Informationsrecht nach § 80 Abs. 2 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG).

Aus dem Themenheft „Einstellung und Kündigung von Mitarbeitern“ von Betriebsleitung aktuell.

Produkthaftung – Wie Sie sich vor Schadenersatzansprüchen schützen

Als Hersteller sind Sie für Ihre Produkte verantwortlich. Sie sind nicht nur der Gewährleister, der für seine Qualität bürgt. Ihre Firma steht auch dafür ein, dass Ihr Produkt keinen Schaden anrichtet, insbesondere beim Verbraucher. Meist sind die Forderungen aus Schadensfällen nicht aus der Portokasse zu bezahlen, von Imageschäden ganz abgesehen. Zusätzlich zur Produzentenhaftung
trat 1990 das Produkthaftungsgesetz (ProdHaftG) in Kraft.

Was regelt die Produkthaftung?
Sie haften als Produzent, wenn folgende Fehler vorliegen:

• Konstruktionsfehler,
• Instruktionsfehler oder
• Fabrikationsfehler.

Sie haften, auch wenn Sie den Fehler nicht zu vertreten haben
Nach dem Produkthaftungsgesetz müssen Sie Schadensersatz leisten, sobald ein Schaden an einer Person oder an einer Sache infolge eines fehlerhaften Produkts entsteht. Der Unterschied zur Produzentenhaftung: Die Produkthaftung ist eine klare Gefährdungshaftung. Bei der Produzentenhaftung nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) hafteten Sie bisher nur, wenn ein Verschulden vorliegt, weil Sie Ihren Sorgfaltspflichten nicht nachgekommen sind. Nach dem Produkthaftungsgesetz werden Sie schadenersatzpflichtig, wenn jemand oder etwas durch Ihr Produkt gefährdet wurde. Dies sieht auch die zugrunde liegende EU-Richtlinie mit dem Ziel vor, den Verbraucher zu schützen.

Nehmen Sie Ihre Verkehrssicherungspflichten wahr
Am besten schützen Sie sich vor der Produkt- oder Produzentenhaftung, indem Sie möglichen Fehlern vorbeugen und sie einfach vermeiden. Ein Qualitätsmanagementsystem (QMS) hilft in jedem Fall, denn das Aufspüren von Fehlern und möglichen Fehlerquellen als Sinn und Zweck eines QMS ist die beste Prävention für Ihr Unternehmen. Idealerweise haben Sie alle Verantwortungsbereiche der Verkehrssicherungspflichten in Ihren Teil des QMS integriert. Dann haben Sie auch eine gute Dokumentation und können zudem ungerechtfertigte Ansprüche abwehren. Wie wichtig das ist, weiß jeder spätestens, wenn ungerechtfertigte Ansprüche dem Richter vorgetragen werden und Sie sich als Produzent entlasten müssen. Für Konstruktions- und Fabrikationsfehler gilt nämlich eine Beweislastumkehr. Das bedeutet für Sie: Nicht der Geschädigte hat ein Verschulden des Produzenten zu beweisen; vielmehr müssen Sie als Hersteller beweisen, dass Sie an dem Fehler des Produkts kein Verschulden trifft. Können Sie nicht darlegen, dass Sie Ihren Betrieb ordnungsgemäß organisiert haben, so gilt der Fehler als vom Hersteller verschuldet.

Beispiel: Können Sie sich noch an den Eisenträger erinnern, der im neuen Berliner Hauptbahnhof bei Orkanstärke herunterfiel? Glücklicherweise kam kein Mensch zu Schaden. Die Konstrukteure haben aber sogleich weitere Sicherungsmaßnahmen ergriffen, um weiteren Schäden vorzubeugen. Größere bzw. weitere Schäden vermeiden Sie also auch durch aktive Reaktion Ihrerseits, wenn Ihr Produkt bereits auf dem Markt ist. Eine Rückrufaktion ist auch unter namhaften Herstellern keine Seltenheit mehr. Der Imageverlust einer Rückrufaktion ist auf jeden Fall weniger dramatisch als der Vertrauensverlust bei tragischen Vorfällen.

Wann ist die Haftung ausgeschlossen?
Tritt aller Vorsorge zum Trotz nun ein Schadensfall ein, was dann? Die Frage ist berechtigt, wenn die Grundbotschaft heißt: Produkthaftung trotz Pflichtenwahrnehmung. Doch Produkthaftung ist nicht vollkommen willkürlich. In gewissen Fällen sind Hersteller von der Haftung ausgeschlossen.

Ausschlusskriterien:

1. Der Hersteller hat das Produkt nicht in den Verkehr gebracht.
2. Das Produkt hatte den Fehler noch nicht, als es in den Verkehr gebracht wurde.
3. Das Produkt war nicht für den Verkauf hergestellt.
4. Der Fehler beruht darauf, dass das Produkt im Zeitpunkt, in dem der Hersteller es in den Verkehr brachte, zwingenden Rechtsvorschriften entsprochen hat.
5. Der Fehler konnte nach dem Stand der Wissenschaft und Technik nicht erkannt werden, als der Hersteller es in den Vertrieb brachte.

Mehr Informationen zum Thema finden Sie in Technischer Vertrieb, Ausgabe 5 und 6/2008.

Auch Loben will gelernt sein

Mitarbeiter respektieren vor allem Chefs, die gute Leistungen anerkennen. Doch auch das Verteilen von Lob will gelernt sein:

• Gewöhnen Sie sich Gesten an, mit denen Sie Lob glaubwürdig ausdrücken, z. B. mit einem anerkennenden Lächeln, einem "toll!" oder einem Händedruck.
• Verteilen Sie Ihre Anerkennung nicht nach dem Gießkannen-Prinzip: Loben Sie nicht für Selbstverständliches, sondern nur für wirklich überdurchschnittliche Leistungen.
• Loben Sie nicht zweckgebunden, um etwas zu erreichen. Das wird schnell durchschaut und sorgt für schlechte Stimmung. Würdigen Sie nur Leistungen, die bereits erbracht wurden.
• Vermeiden Sie Neid bei denen, die Sie selten oder nie loben. Zeigen Sie Ihre Anerkennung z. B. auch unter 4 Augen und vermeiden Sie den Eindruck, dass Sie "Lieblinge" haben, die Sie bevorzugen.
• Bewahren Sie die Balance zwischen Kritik und Lob. Sie sollten unabhängig von Ihrer Tagesform kritisieren oder auszeichnen. Versuchen Sie auch nicht, Kritik mit Lob abzumildern - sonst weiß Ihr Mitarbeiter überhaupt nicht mehr, woran er ist.

Gut statt perfekt (Teil 2): 22 Regeln, mit weniger Arbeit mehr zu erreichen

Letzte Woche haben Sie an dieser Stelle erfahren, wie wichtig es ist, dass Sie die Zeit optimal planen, Prioritäten setzen und "Zeitfresser" eliminieren. Haben Sie mit unseren ersten 11 Tipps bereits erfolgreich Zeit eingespart, die Ihnen dann für andere Tätigkeiten zur Verfügung stand? In unserer nachfolgenden Checkliste zeigen wir Ihnen weitere 11 Möglichkeiten, wie Sie zukünftig Ihr persönliches Zeitkonto nicht über Gebühr strapazieren:

12. Markieren Sie eine erfolgreiche Fax-Übermittlung sofort durch einen Haken unten links auf jedem Dokument, und werfen Sie dann das Faxprotokoll weg, statt es zu archivieren.

13. Legen Sie sich in Ihrem E-Mail-Programm unter "Signaturen" einen kurzen Standardtext an, mit dem Sie - dort, wo es nötig ist - den Empfang von E-Mail-Dokumenten oder -Anhängen bestätigen.

14. Verzichten Sie bei zuverlässigen Gesprächpartnern darauf, sich eine Terminbestätigung zu holen.

15. Wenn Sie sicher sein wollen, dass Ihr Schreiben ankommt, schicken Sie ein Fax oder ein Einschreiben, statt den Empfänger anzurufen, um sich den Eingang bestätigen zu lassen.

16. Versuchen Sie, jede Aktennotiz nach dem Motto "one page only" zu erstellen, statt so ausführlich wie möglich. So ersparen Sie sich Arbeits- und dem Empfänger Lesezeit.

17. Erscheinen Sie zu Terminen pünktlich (das wird zu Recht von Ihnen erwartet), jedoch nicht überpünktlich (das dankt Ihnen niemand).

18. Erbringen Sie nur wirklich geforderte Leistungen. Eignen Sie sich nicht Aufgaben an, für die Sie nicht in der Pflicht stehen. Verlassen Sie sich lieber auf das funktionierende Team, und nutzen Sie Ihre Zeit sinnvoll für eigene Projekte.

19. Verzichten Sie darauf, Briefe, die Sie verschicken, vorab als Fax zu senden.

20. Nicht jeder eingegangene Brief erfordert eine ausführliche Antwort: In vielen Fällen können Sie eine handschriftliche Notiz auf dem Schreiben mit dem Hinweis "Blitz-Antwort" zurückfaxen.

21. Bringen Sie ihre handschriftlichen Notizen gleich leserlich zu Papier, statt sie später noch einmal "sauber" abzuschreiben.

22. Sie möchten jemandem ein paar persönliche Zeilen senden? Schreiben Sie lieber direkt eine Postkarte als spät (oder nie) einen ausgefeilten Brief.

Mehr Tipps zur Arbeitserleichterung finden Sie im Praxishandbuch leiten – führen – motivieren.

Projektmappen helfen bei der Suche nach Sponsoren, Teil 1

Planen Sie innerhalb Ihrer Organisation oder Ihres Vereins ein Projekt und suchen hierfür geeignete Sponsoren? Dann sollten Sie für das Projekt eine ansprechende Projektmappe erstellen. Vorteil: Durch die Projektmappe können sich potenzielle Sponsoren (aber auch Spender) einen ersten Überblick über das Projekt sowie über Ihre Organisation verschaffen.

Hier ein paar Tipps, wie Sie Ihre Projektmappe aufbauen können:

Äußere Gestaltung: Die Mappe sollte aus einem festen Material (Ordner aus Plastik oder Karton) bestehen und nicht in den Händen auseinanderfallen. Der 1. Text sowie das 1. Bild sollten den Leser neugierig machen und zum weiterlesen animieren.

Innere Gestaltung: Damit sich der Leser einen schnellen Überblick verschaffen kann, achten Sie darauf, dass innerhalb Ihrer Projektmappe eine klare Strukturierung mit eindeutigen Überschriften und einer einheitlichen Schriftgestaltung erkennbar ist. Auch sollte der Umfang der Mappe 5 Seiten nicht überschreiten.

Im Hinblick auf den Inhalt Ihrer Projektmappe sollten Sie in jedem Fall Ihre Projektidee in den Vordergrund stellen. Machen Sie den Leser neugierig auf Ihr Projekt. Tipps zur inhaltlichen Gestaltung einer Projektmappe finden Sie in der nächsten Ausgabe unseres Newsletters.

Statistische Erhebungen stressfrei organisieren

Statistische Erhebungen für Schulämter und andere Verwaltungseinrichtungen sind oft sehr zeitintensiv und stressig. Doch mit einer guten Arbeitsplanung und -aufteilung können Sie die Stressbelastung minimieren:

• Schulen Sie aus dem Trio Sekretärin, Konrektor und Ihnen als Schulleiter mindestens 2 Personen als Spezialisten für jeden Bereich des Schulverwaltungsprogramms.
• Sprechen Sie die Zuständigkeit für die Datenbereitstellung genau ab.
• Verwenden Sie im Büroalltag dieselben Darstellungsweisen wie bei der Statistik, die abgegeben werden muss.
• Sorgen Sie durch regelmäßigen Datenabruf fortlaufend für die Aktualisierung der Schüler- und Lehrerdaten.
• Verlagern Sie andere wichtige Schulleitungsaufgaben vorausschauend auf einen früheren Zeitpunkt.
• Verhindern Sie Unterbrechungen durch die Festlegung von Bürozeiten.

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