Mahngebühren: Wann zulässig? In welcher Höhe?

Was versteht man unter Mahngebühren?

Unter Mahngebühren versteht man die Kosten, die anfallen, wenn ein Rechnungssteller (auch Gläubiger genannt) eine Zahlungserinnerung an einen Kunden (auch Schuldner genannt) erstellen und verschicken muss.

Alle getätigten Ausgaben, die ein Rechnungssteller hat, um eine ausstehende Zahlung einzufordern, zählen als Mahngebühren:

• Portokosten
• Kosten für Papier
• Kosten für die Ermittlung der Adresse
• Gebühren für eine eventuelle Rücklastschrift der Bank
• Kosten für einen Anwalt oder ein Inkassounternehmen, wenn die Zahlung weiterhin ausbleibt

Wann dürfen Mahngebühren erhoben werden?

Wird eine Rechnung nicht im vorgegebenen Zeitraum bezahlt, dürfen Mahngebühren erhoben werden. Wie lang dieser Zeitraum ausfällt, ist jedoch unterschiedlich:

• Ein Verzug besteht automatisch 30 Tage nach Zugang der Rechnung (§ 286 BGB).
• Haben Rechnungssteller und Kunde beim Abschluss des Vertrags einen konkreten Zahlungstermin vereinbart, befindet sich der Kunde im Verzug, sobald der Termin verstrichen ist und keine Zahlung eingegangen ist.

Damit Gläubiger direkt im Anschluss an eine versäumte Zahlung Mahngebühren erheben dürfen, muss auf der Rechnung ein entsprechender Hinweis stehen.

Falls dieser Hinweis nicht auf der Rechnung steht, müssen Rechnungsstellende zunächst eine Mahnung schreiben, um den Verzug anzuzeigen. In einem solchen Fall tritt er nämlich nicht von selbst ein.

Wie läuft eine Mahnung genau ab?

Bevor Rechnungssteller zu „härteren Mitteln“ greifen dürfen, müssen sie drei Mahnstufen durchlaufen:

1. Mahnung bzw. Zahlungserinnerung: Die erste Mahnung ist noch keine richtige Mahnung, sondern vielmehr eine Zahlungserinnerung. Sie sollte freundlich formuliert und noch nicht als Mahnung bezeichnet werden. Mahngebühren dürfen nicht erhoben werden.
2. Mahnung: Falls in der Rechnung ein konkretes Zahlungsdatum genannt wurde, dürfen mit der zweiten Mahnung nun auch Mahngebühren erhoben werden. Falls es kein konkretes Datum gab, dürfen Sie keine Gebühren erheben. Mahnen Sie 7 Tage nach Fälligkeit der Zahlung.
3. Mahnung: Spätestens vier Wochen nach Fälligkeit sollte die letzte Mahnung erfolgen. Diese darf Mahngebühren enthalten und auch Verzugszinsen dürfen Sie nun in Rechnung stellen. Weisen Sie in dieser dritten Mahnung deutlich darauf hin, dass ein weiterer Verzug der Zahlung zu einem gerichtlichen Mahnverfahren führen wird.

Wie hoch fallen Mahngebühren aus?

Es gibt keine pauschale Höhe für Mahngebühren. Sie lassen sich also nicht allgemein berechnen. Vielmehr hängen Mahngebühren von den tatsächlichen Kosten ab. Gerichte akzeptieren üblicherweise Mahngebühren zwischen 1 und 4 Euro.

Mahngebühren dürfen nicht höher sein als die tatsächlichen Kosten, die für das Verfassen und Verschicken einer Mahnung angefallen sind.

Kosten für Personal oder Computer und Drucker dürfen Gläubiger nicht als Mahngebühren umlegen. Schon Mahngebühren in Höhe von 10 Euro werden vor Gericht in der Regel als unzulässig anerkannt, zum Teil sogar deutlich niedrigere Beträge. Erhält ein Schuldner eine Mahnung mit Mahngebühren von 20, 30 oder mehr Euro, so muss er diese nicht bezahlen.

Wichtig: Gläubiger dürfen Mahngebühren nicht als Strafe für die verspätete Zahlung veranschlagen. Dafür gibt es Verzugszinsen oder Säumniszuschläge. Wer also eine Mahnung mit unverhältnismäßigen Gebühren erhält, muss diese nicht bezahlen. Zahlt der Kunde eine geringere Mahngebühr als eigentlich gefordert, muss er schriftlich aufschlüsseln, warum diese niedriger ausfällt.

Können Empfänger Einspruch gegen Mahngebühren einlegen?

Ja, Einspruch gegen Mahngebühren ist möglich, wenn

• eine Mahnung unberechtigterweise erfolgt ist.
• eine Rechnung falsch gestellt wurde.
• eine Forderung bereits bezahlt wurde.

Auch wenn die Mahngebühren zu hoch sind, können Sie dagegen vorgehen. Ab einer Höhe von 3 Euro können Schuldner den Gläubiger bitten, die tatsächlich entstandenen Kosten nachzuweisen.

Mahnungen, die per E-Mail verschickt werden, verursachen keine Kosten. Derartige Mahngebühren sind daher ungültig.

Was tun, wenn Mahngebühren nicht beglichen werden?

Werden Mahngebühren nicht beglichen, der ausstehende Rechnungsbetrag aber schon, können Sie überlegen, ob Sie wegen 1 bis 4 Euro Mahngebühr noch mehr Aufwand haben möchten. Grundsätzlich können Sie den Schuldner aber an diese Zahlung erinnern.

Werden nicht nur die Mahngebühren nicht beglichen, sondern bleibt auch die Zahlung des gesamten Rechnungsbetrags offen, dann können Sie ein gerichtliches Mahnverfahren anstoßen.

Infolgedessen geht dem Kunden ein Mahnbescheid zu. Wird die Rechnung dann immer noch nicht bezahlt, übernehmen die Gerichte.

Mahngebühren oder Mahnpauschale: Was ist der Unterschied?

Die Mahnpauschale kann öffentlichen Auftraggebern und Unternehmen in Rechnung gestellt werden, wenn Sie einen Verzug mit einer Zahlung haben. So soll verhindert werden, dass die Liquidität kleiner Firmen leidet, weil große Firmen zu lange für das Bezahlen von Rechnungen benötigen. Von Privatverbrauchern darf sie nicht verlangt werden.

Die Mahnpauschale beträgt 40 Euro. Theoretisch können sogar höhere Mahnkosten angesetzt werden, wenn zum Beispiel die Hilfe eines Anwalts nötig ist, um die Bezahlung einer Rechnung einzufordern.

Verzugszinsen, Säumniszuschlag & Inkasso – Unterschiede Mahngebühren

Rund um das Thema Mahngebühren gibt es weitere Mahnkosten und Gebühren, die anfallen können. Hier muss zwischen Verzugszinsen, Säumniszuschlag und Inkassokosten differenziert werden:

Verzugszinsen

Verzugszinsen fallen an, wenn eine Rechnung nicht rechtzeitig beglichen wird. Dadurch, dass dem Rechnungssteller das ihm zustehende Geld nicht pünktlich überwiesen wurde, ist er berechtigt, Zinsen auf den ausstehenden Betrag zu erheben.

Wie sich diese Gebühren berechnen, ist im BGB geregelt. Laut §288 BGB darf der zulässige Zinssatz für Verzugszinsen bei höchstens 5 Prozent über dem von der Deutschen Bundesbank festgelegten Basiszinssatz liegen.

Seit dem 1. Januar 2024 beträgt der Basiszins 3,62 Prozent. Üblicherweise verändert er sich immer zum 1. Januar und zum 1. Juli eines Jahres.

Säumniszuschlag

Ein Säumniszuschlag wird auf Steuern, Verwaltungskosten oder Beiträge (z.B. Sozialversicherungsbeiträge) erhoben, die nicht pünktlich zu ihrer Fälligkeit gezahlt werden.

Für jeden angefangenen Monat Verzug müssen Sie dann einen Säumniszuschlag bezahlen. Er beträgt 1 % auf Beträge ab 50 Euro.

Der ausstehende Betrag muss für den Säumniszuschlag so abgerundet werden, dass er durch 50 teilbar ist.

Erst wenn die Steuer festgesetzt wurde, kann eine Säumnis eintreten. Bei einer Säumnis von höchstens drei Tagen wird kein Säumniszuschlag erhoben.

Inkassokosten

Beauftragt ein Gläubiger ein Inkassobüro, um offene Zahlungen einzutreiben, so ist das mit Kosten verbunden. So müssen Inkassobüros die Bonität prüfen, Mahnungen verschicken, Telefonate führen und mehr. Die Kosten, die für diese Leistungen fällig werden, heißen Inkassokosten. Sie können dem Schuldner in Rechnung gestellt werden, sind in ihrer Höhe allerdings gedeckelt.

FAQ: Mahngebühren

Rund um das Thema Mahngebühren gibt es viele Fragen. Schließlich handelt es sich um ein komplexes Thema mit unterschiedlichen Fristen und Vorgaben: