Eigenbeleg erstellen: Inhalt, Aufbau & Form

Wann braucht man einen Eigenbeleg?

Eigenbelege sind erforderlich, wenn die originalen Belege für eine Geschäftsausgabe fehlen. Da jede geschäftliche Ausgabe rechtskonform dokumentiert und steuerlich geltend gemacht werden soll, wird der Eigenbeleg als Ersatz und Nachweis angefertigt. Mit dem Eigenbeleg kann die Ausgabe gegenüber dem Finanzamt geltend gemacht werden.

Als Notfallbeleg erfüllt der Eigenbeleg die aktuell gültigen Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD):

• Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit.
• Wahrheit, Klarheit und fortlaufender Aufzeichnung.
• Vollständigkeit.
• Einzelaufzeichnungspflicht.
• Richtigkeit.
• Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen
• Ordnung.
• Unveränderbarkeit.

Zusammenfassend ist festzuhalten, dass eine kaufmännische Buchung nach GoBD-Grundsätzen nicht ohne einen Beleg möglich ist. Fehlen die Rechnung oder eine Quittung oder wurden Belege verloren, ist der Eigenbeleg das wirksamste Mittel zum Nachweis der Ausgaben beim Finanzamt.

Wann werden Eigenbelege vom Finanzamt anerkannt?

Grundsätzlich werden Eigenbelege als Notbeleg vom Finanzamt anerkannt. Da das Finanzamt jede eingereichte Rechnung und Quittung kritisch auf Plausibilität prüft, ist es nachvollziehbar, dass für Eigenbelege ebenfalls strenge Voraussetzungen gelten. Das Finanzamt akzeptiert Eigenbelege ausschließlich dann, wenn diese glaubhaft, überzeugend und notwendig erscheinen.

Die folgenden Eigenbelege werden in der Regel vom Finanzamt anerkannt:

• Verlorene Belege, Rechnungen oder eine Quittung.
• Beleglose Geschäftsausgaben (z. B. Parktickets, die direkt per Handy oder App ohne physische Belege bezahlt werden).
• Barzahlungen auf Marktplätzen oder an privaten Ständen ohne Belege.
• Trinkgelder bei Geschäftsessen (wenn nicht auf Rechnung ausgewiesen).
• Unvollständige Bewirtungsbelege.
• Privat bezahlte Übernachtungen oder Übernachtungen bei Familienangehörigen ohne Belege.
• Fahrt- und Reisekosten, für die keine Belege existieren.

Info: Nach § 7 des Bundesreisekostengesetzes beträgt das pauschale Übernachtungsgeld für Dienstreisen 20 Euro. Viele private Arbeitgeber übernehmen diesen gesetzlichen Höchstbetrag ebenfalls. Sie zahlen ihn unter anderem an Mitarbeiter aus, die während einer Geschäftsreise bei Familienangehörigen kostenlos übernachten. Der Nachweis erfolgt ebenfalls per Eigenbeleg.

Angaben & Aufbau: Wie erstellt man ein Eigenbeleg?

Ein korrekter Eigenbeleg sollte im Mindestfall die folgenden Angaben enthalten:

1. Belegnummer.
2. Grund für den Eigenbeleg.
3. Datum der Ausstellung.
4. Grund der Ausgabe.
5. Empfänger der Zahlung.
6. Betrag und Währung.
7. Unterschrift des Ausstellenden.

Können weitere Informationen und Angaben in den Eigenbeleg eingearbeitet werden, kann dies zielführend sein.

Wichtig: Je plausibler der Eigenbeleg erstellt wurde, desto weniger Nachfragen sind vom Finanzamt bei der jährlichen Einkommensteuererklärung oder bei einer Außenprüfung des Unternehmens zu erwarten.

Eigenbeleg Vorlage

Eigenbeleg Vorlage: Praxisbeispiel

Welche formalen Anforderungen muss ein Eigenbeleg erfüllen?

Um vom Finanzamt anerkannt zu werden, muss ein Eigenbeleg die folgenden formalen Anforderungen erfüllen:

• Vollständigkeit der genannten Angaben.
• Plausibilität und Notwendigkeit der geschäftlichen Ausgabe.
• Klare und nachvollziehbare Dokumentation.

Kann die Vorsteuer beim Eigenbeleg geltend gemacht werden?

Wenn ein Unternehmer einen Not- oder Ersatzbeleg erstellt oder einen Angestellten damit beauftragt, ist ein Vorsteuerabzug für diese Kosten nicht möglich. Das liegt daran, dass eine ordnungsgemäße Rechnung mit ausgewiesener Vorsteuer für den Vorsteuerabzug zwingend erforderlich ist, was bei einem Not- oder Ersatzbeleg nicht gegeben ist.

Rechnungen sind unter anderem zwingend auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers elektronisch zu übermitteln, was bei einem Eigenbeleg nicht der Fall ist, da es sich nicht um ein offizielles Rechnungsdokument handelt.

Der § 15 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) erklärt:

Die Ausübung des Vorsteuerabzugs setzt voraus, dass der Unternehmer eine nach den §§ 14, 14a ausgestellte Rechnung besitzt.

In den § 14 und 14a des UStG werden die Pflichten und Vorgaben zur Ausstellung von Rechnungen beschrieben.

Trotz der fehlenden Möglichkeit des Vorsteuerabzugs kann der gesamte Betrag inklusive der nicht abziehbaren Umsatzsteuer als Betriebsausgabe geltend gemacht werden.

Wie hoch darf der Eigenbeleg ausfallen?

Es gibt keine gesetzlich festgelegte Höchstgrenze für Eigenbelege. Jeder Beleg sollte in Bezug auf die Angaben realistisch und bei der Höhe der Ausgabe angemessen sein. Im Zweifel kann das Finanzamt Eigenbelege zurückweisen oder weitere Angaben und Informationen anfordern.

Wie lange müssen Eigenbeleg aufbewahrt werden?

Eigenbelege müssen, wie alle Geschäftsunterlagen, 10 Jahre aufbewahrt werden, um bei eventuellen Nachfragen des Finanzamts vorgelegt werden zu können. Dies legt der § 14b des UStG fest.